(二)發文處理 發文處理是在機關內部為制發公文所進行的擬製、處置與管理的活動過程。它是發文機關履行法定職責,表達自身意志和願望,收集、加工、記錄、傳遞資訊,由眾多工作人員共同參與的集體創造性活動過程。1.擬稿。(略)詳見前《常用基本文體與公文寫作程式》(下)“撰擬文稿”部分。(應用寫作·1998年第7期)2.會商。它是指公文內容涉及有關機關(部門)的職權範圍,需徵得其同意配合時所進行的協商活動。會商由發文部門主動組織;協商物件要齊全不能遺漏;可以採取“跑會”、“函會”、召集會議等多種形式會商。如果就有關問題沒有取得一致意見,要及時向上級機關反映,不得善自按自己意見行文。會商的作用在於維護公文的合法性、有效性和政令的一致性。3.稽核。又稱核稿,它是對送領導人簽發的文稿所作的全面稽核與修正。這項工作的主要目的是控制機關發文數量,提高公文質量。稽核的重點有六:一是稽核是否需要行文,發文名義是否恰當,控制發文的數量。二是檢查文種是否正確,有無多頭主送、濫抄濫報、隨意越級的行文現象,控制發文的方向。三是稽核文稿是否符合法律、法規與方針政策,是否真實準確、符合實際、界線清楚、前後一致、切實可行。四是語言表述是否準確、簡明、得體,是否符合語法、邏輯;人名、地名、時間、數字、引文是否準確;字跡是否工整、規範;字跡材料是否耐久等。五是文體、檔案格式是否正確、規範;結構是否齊全、完整,層次是否清楚,詳略是否得當。六是有否經過會商或履行了必要的討論、審批手續。4.簽發。它是機關領導人對發文稿批註稽核發出的意見,並簽署姓名及日期的活動。一般的公文的文稿,一經履行簽發手續即為完稿,具有正式檔案的效用。簽發的要求有三:一是必須在自己職權範圍內簽發公文,不能越權簽發。二是必須堅持“先核後籤”的原則。經過簽發的文稿,其內容不經簽發人同意不得更改、新增或刪減。三是必須在“發文稿紙”的相應欄目內寫明核准發出的籤批意見、姓名與日期。如為代簽、應注“代”或“代簽”字樣。5.注發。它是在定稿形成後批註制發要求的活動。其作用是使簽發意見進一步具體化。注發的主要內容有四:一是明確檔案的發授範圍、閱讀範圍;標註檔案的緊急程式、保密等級;規定印刷份數、印刷和發出時限。二是明確公文的製作與傳送方式。三是編制發文字號。四是進行版式設計。6.繕印。是指文稿的繕寫與印刷。為了保證公文的質量,在繕印過程中必須建立嚴格的檢查、校對、複核制度。繕印要注意三點:一是付印前的審查。對文稿要審查籤批手續、公文格式、時限與印刷數量要求、字跡材料、書寫字跡等是否齊備、準確、規範。二是印刷過程中的校對。要以定稿為基準,對正本(或校樣)進行從文字、格式、標點符號到編排技術等全面地校對。三是繕印後的複核。對繕印完畢的公文,經過認真複核,然後才能發出。
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