近年來，現代視聽裝置的作用在會議中的作用越來越重要，特別是在現代的視訊會議，對視聽裝置方面的要求更是嚴謹，因此會議視聽裝置的選用和管理大都需要專業人員的協助規劃。目前會議所使用的視聽裝置大體包括放映裝置和音響裝置。一、放映裝置
放映裝置是指會議室內舉行會議時所用到的輔助放映器材，如幻燈機、投影機、動感投影機等。
1、幻燈機。現代幻燈機一般都具備自動對焦、遙控、高亮度影像及與同步錄音機相連等功能。35毫米幻燈機是最常使用的幻燈片投影裝置。對於小型會議室及小於2．4米的銀幕，可以使用35毫米幻燈機。
2、投影片投影機。投影片投影機是最簡單的視聽裝置，這種裝置利用鏡子折射方式將透明片的資料投射到(最大3米)平面銀幕上。這種投影機提供較亮的影像，所以演講者能在微暗的空間裡工作。
3、實物投影機。
其外形酷似手提型投影片投影機，主要構造包含一小型攝影機、光源及置物板。使用時，將一實際的物件，如商品樣本、相片、印刷品等立體的物件放在置物板上，
打上光源，通過實物投影機上的小攝影機將此物件拍攝下來，再連線影像投射器，使物件放大投射到銀幕上，因此，與會者不需全部擠到前面就能看清楚演講者介紹
的“實物”。此外，攝影機的鏡頭可以自動對焦，也可將實物放大或縮小。
4、大螢幕投影機。
這種投影機的選擇首先要考慮採用前投還是背投方式，然後確定投影螢幕尺寸、亮度、解析度等指標，再選擇相應效能的裝置。所謂前投，就是投影機的安裝位置與
參會者在螢幕的同側，投影機發出的光線投射到螢幕，在螢幕上形成影象，然後光線再反射到人眼睛。而背投，就是投影機的安裝位置與觀眾分別位於螢幕的兩側，
投影機發出的光線從螢幕的一側直射到螢幕，光線透過螢幕進入觀眾眼睛。前投螢幕可做成任意尺寸，但需要控制環境光才能得到很好的觀看效果。背投螢幕在尺寸
方面不如前投，但不需要控制環境光，比較適用於觀眾不多、環境光線和照明很好的環境。如果環境光線很亮，那前投就會顯得暗些，背投就是最佳選擇了。
5、錄影放映系統。
錄影放映系統包括錄影機／VCD／I，CD／DVD機，以及錄影投影儀／電視機。錄影機／VCD／I。CD／DVD機的功能是放映錄影帶或光碟上的錄影資
料。而錄影投影儀和電視的功能是顯示錄影畫面給與會者觀看。錄影投影儀具有立即重播的能力，並且具有全動感和色彩，可以和計算機相連並展示相關數字資料。
在國際會議中使用錄影投影儀時要注意相容的問題，因為各國的錄影帶標準不盡相同。電視不但可以作為放映錄影資料的顯示器，也可以在有線電視系統和衛星天線
的支援下，播出各種電視節目。在會議中心建設時應該在多功能廳、會議室、大堂、門廳等處預留向中控室傳輸視訊訊號的通道。
6、會議攝錄系統。會議攝錄系統可實時拍攝會議發言人特寫、會場場景，並將拍攝內容實時傳送至操作室供操作員監控和記錄。然後，所拍攝的內容可以通過A／V矩陣切換成視訊會議的視訊源。在大型會議室至少應該配置兩臺攝像機，在會場的前後部各放一臺，安裝方式可採用吊掛天棚、吊掛在牆上等。
7、銀幕。如果選擇了不適當的銀幕材質會大幅度降低投影裝置的使用效率。確定銀幕的尺寸是選擇銀幕的前提。在選擇銀幕尺寸時必須考慮到會議室的容量、面積和天花板高度。一旦確定了尺寸，還要考慮銀幕的形式、規格及材質。
8、投影機架。
要將投影裝置置於適當的投影位置，必須置於經過精心設計過的架子或是升降機。Safe lock及活動式推車為最常用的兩種基本裝置。Safe
lock架的四腳可以自由伸縮定位，其最高的高度為142釐米。這個高度對於單臺幻燈機或投影機是一個非常合適的高度。活動推車則可容納較多的投影機，其
高度最高可達l37釐米。81釐米高的活動推車較適合用於投影片投影機，137釐米高的活動推車則可安全地承受視訊監視器。
二、音響裝置
音響裝置對會議的質量具有相當大的影響。會議的音響裝置主要包括麥克風、錄音裝置、室內音響及擴音系統。
1、麥克風。麥克風是會議活動中使用最頻繁、最重要的視聽器材之一。然而麥克風的種類繁多，特性也不同。瞭解各種麥克風的特性及正確的使用方法，會使會議進行得更順利，並節省不必要的器材租用費。麥克風可粗略分成有線麥克風和無線麥克風。
在使用麥克風前，先要確定這場會議中需要多少支麥克風。在將近百人的會議中，至少應該在講臺與主桌臺上設定麥克風。如果會議有雙向溝通的時段，就要考慮在觀眾席放置麥克風。
2、錄音裝置。
會議的錄音裝置需要具有在同等MIC音量下，清晰捕捉遠距離聲音的功能。此外，為了提高大中型會議的錄音效果，需要在演講區增加麥克風或安裝由專人控制的
調音臺。調音臺通過隨時調節不同輸入聲道的音量，可以將會場內部及周圍的喧鬧聲音降到最低。小型會議或是配備先進裝置的視訊會議，通常不用調音臺也可以達
到不錯的效果。
3、室內音響。
大部分符合標準的會議場地都有室內音響系統，以便使會議內容可以被所有與會者清晰地聽到。為了保證音效系統在會議期間的正常工作，在會議前兩天最好對其進
行一次檢視，以免該系統在演講者發言時發出尖嘯或聲音失真等現象。需要注意的是，如果所使用的會議室僅是可分隔會議室中的一間，一定要確定是否每一問會議
室均有獨立的音效系統。
4、會議擴音系統。
會議的擴音系統通常包括揚聲器、功放、均衡器、反饋抑制器及調音臺。大型會議室可能接人多種訊號源，如視訊會議系統、VHS錄影機、DVD播放機等，而會
議擴聲系統往往要進行語言、其他影音資料音訊訊號的重播，在設計時重點要考慮揚聲器的分佈及聲壓覆蓋的均勻，以保證各種音訊訊號重播清晰。為了獲得均勻的
聲場，揚聲器一般可以吊裝在牆上。此外，會議擴音系統需要達到的基本標準是保證演講聲音清晰、無失真、聲壓餘量充分、聲場分佈均勻、無聲反饋嘯叫，聲像定
位正確，並且可以通過電聲的方式補償建築聲學上的缺陷，因此擴聲裝置必須是高質量的。