ERP專案實施的風險控制?

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目前,越來越多的企業已經開始關注ERP,並期望通過ERP專案實施來優化資源配置,提升企業核心競爭力。ERP是針對物資資源管理、人力資源管理、財務資源管理、資訊資源管理,整合一體化的企業管理軟體,力求企業資源的最優配置,實現資訊流、現金流和物流的三流合一,以獲得企業利益最大化。

然而,ERP專案的實施及應用過程中存在著很大的風險,防範和控制風險成為企業成功實施ERP的一個關鍵。但在實際工作中只有20%的企業實施ERP專案成功,甚至有的企業還因ERP專案的實施而破產倒閉,說明ERP專案的成敗會給企業帶來很大的運營風險。

實施和應用的風險

ERP軟體產品風險。

目前,我國市場上的ERP系統可分為由國外軟體廠商開發的系統和由國內軟體廠商開發的系統兩大類。國內的ERP軟體一般都是從財務軟體擴充套件而來,與國外ERP軟體產品差距較大。國外的ERP軟體對企業需求的滿足程度、系統的整合性、軟體的成熟性和穩定性上表現較突出,但對企業內部管理基礎和資料基礎要求高,實施難度大。另外,國內企業的管理機制和人員素質與國外企業也有較大差別,很多企業從國外購買的ERP軟體不能直接應用於實際,進而造成部分資金浪費。

管理觀念轉變的風險。

ERP的實施是一項涉及業務流程重組的系統工程,並非只要投入一定的資金購入計算機硬體和ERP軟體就實現了企業的資訊化。目前,某些企業ERP的實施僅由技術主管負責,缺少管理人員和業務人員的積極參與。而企業業務流程重組涉及到職位、許可權、利益等各方面的重新界定與分配,若沒有管理人員特別是領導層的支援,實施人員無權調節業務流程重組中各個部門的利益衝突,實施工作就很難進行,甚至導致專案擱置。

市場環境風險。

ERP是伴隨市場經濟發展而來的,其成熟和發展亦需要健康和功能齊全的市場和良好的市場環境。我國市場經濟體制尚不健全,企業間的不正當競爭和無序競爭大量存在。很多企業缺乏獲得外部市場和客戶資訊的手段。獲取外部資訊的能力還比較差。而建立保障ERP實施順利進行的良好的營銷市場體系這一複雜、龐大的工程不可能在短時間內完成。

市場環境風險。

ERP是伴隨市場經濟發展而來的,其成熟和發展亦需要健康和功能齊全的市場和良好的市場環境。我國市場經濟體制尚不健全,企業間的不正當競爭和無序競爭大量存在。很多企業缺乏獲得外部市場和客戶資訊的手段。獲取外部資訊的能力還比較差。而建立保障ERP實施順利進行的良好的營銷市場體系這一複雜、龐大的工程不可能在短時間內完成。

資金風險。

很多企業在投入技術改造、創新的資金相當有限,用於ERP的資金也就更少。ERP實施是一項週期長、投資大的系統工程。即使一些企業在前期能夠購置基本硬體裝置與必要的軟體系統,但ERP應用會隨著企業的發展以及暴露出來的新問題而需要調整和維護,後續資金要求越來越多。

風險控制

實施ERP應該認真執行“整體規劃、分步實施、關注試點、持續優化”的實施策略。

有些企業做到了“整體規劃,分步實施”,但忽略了“關注試點,持續優化”,在某一階段工作完成後,並未就ERP對管理的促進和需要持續優化方面進行總結,並堅定不移地進行後續推動。ERP“上線”並不是專案的結束,而是一個新過程的開始,後續實施需要培訓和軟體支援,需要持續改進、學習和適應。

ERP的成功實施離不開人的作用。

即ERP建設需要企業內部全體員工參與,要求決策層、管理層、操作層各級相關人員密切配合,而不僅僅是幾個IT人員的事。首先,要有企業高層管理的強力支援。ERP的實施應是一把手工程,如果企業高層不能清醒地認識實施ERP的目的和風險,就不會注入足夠的資源參與到專案中,不會投入足夠的精力參與專案的各種重大決策。不會為ERP專案營造足夠的聲勢,使全體員工在意識上做好迎接管理變革的準備:其次,業務部門要積極參與。很多企業在ERP專案早期會把它當成是IT部門或企劃部門的資訊工程專案,專案小組通常只由IT人員和諮詢顧問組成,而沒有業務部門的參與。這樣導致的後果是專案週期的拖長和總體資源的浪費。因為IT人員缺乏業務背景和決策能力,而顧問對企業的瞭解較少,專案小組的工作結果往往不被業務部門接受,而且專案的決策週期通常很長。

企業實施ERP時,應與諮詢方密切合作。

任何把ERP專案當作是諮詢方的專案都會導致不成功。原因是諮詢方不可能對企業有深刻的瞭解,也不可能為企業作決策。諮詢方的主要責任是向用戶提供管理改進的建議和技術支援。企業只有把ERP專案真正當作自己的專案,才能充分發揮諮詢方的作用和實現管理變革的目標。

選擇合適的軟體及供應商。

企業內部的IT人員雖然也能開發一些管理資訊系統軟體,但這些軟體很難體現先進的管理思想,往往是手工管理的翻版,用先進的工具去維護落後的管理思想和制度。由於ERP系統非常龐大複雜,根本不是幾個IT人員所能完成的,並考慮到IT人員的高流動性和系統的高依賴性,因此企業一般來說應當購買成熟的商品化ERP軟體,並針對企業特色,組織本企業內部的IT人員配合軟體供應商進行一定程度的二次開發。同時,ERP選型不單純是選擇軟體,更為重要的是選擇軟體公司。企業應按照最適用原則,貨比三家地選擇合適的軟體和供應商。

充分的資料準備。

沒有準確的資料就沒有成功的ERP。從ERP實施專案開始,就重視資料準備工作,是避免實施風險的重要因素。資料準備包括資料整理、規則統一、資料倒入等工作。明確專案中的資料管理組織及責任是非常必要的。

廣泛的教育和培訓。

使用ERP系統將在很大程度上改變員工現有的操作方式或流程,如果在系統投入使用前不對使用者進行充分的培訓,將直接導致大量資料錯誤或操作錯誤。而ERP系統是整合性很強的系統,業務的操作會自動在財務中體現出來。若有大量的業務操作失誤,財務系統將產生紊亂。這也是部分企業實施ERP失敗的原因之一。

ERP是IT技術與管理思想的融合體,ERP是資訊時代的現代企業向國際化發展的更高層管理模式,它能更好地支援企業各方面的整合,達成企業的管理目標,並將給企業帶來更廣泛、更長遠的經濟效益與社會效益。

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