1．合同檔案及合同對應的技術檔案甲乙雙方簽訂的正式合同及與之相對應的技術檔案（包括：技術說明書、有關圖紙、裝飾材料做法表、門窗表、酒店設計圖紙會審紀要、洽商與變更等）。
方法/步驟
2．專案總計劃和分計劃一般來說，酒店設計總體計劃通常由專案經理親自制訂，它指出管理班子內的工作人員幹什麼，怎麼幹，如何配合。除總計劃外，分計劃是管理班子裡的有關人員根據自己主管的工作範圍編制出來的。如工程計劃，由主管工程工作的工程師（工長）編制，說明工程要做哪些工作；採購計劃，由主管物質供應的負責人編制；施工計劃；由施工負責人編制；質量控制計劃，由負責質量的負責人編制等。
3．總進度計劃一般只劃出主要階段，如前期工作及酒店設計準備、裝置加工訂貨、設計、施工、試生產和竣工驗收。總進度計劃中的“竣工”日期，可以是施工結束的那一天，也可以是開始使用正式開業或居住使用的那一天，它取決於合同的規定。總計劃只有一張圖，一目瞭然。
4．專案總成本預算酒店設計施工過程中，要把專案總成本預算分解到各部門和各項工作去。預算一般以金額表示，有時也用工時，如在工程中往往作工時表示。
5．標準、規範、編碼及手續部驟酒店設計施工工程上用的標準是國際標準，還是中國的國家標準，這些不確定就無法開展設計工作。有些資料，一開始可能提不出來，但在編寫時要留出這項來，以後得到資料後再填進去，以免遺漏。把以上所談的標準、規範、編碼方法和手續步驟和一些具體的資料彙集成冊，以便有關人員隨時查用。
6．資訊控制制度酒店設計施工建立這個制度的目的是為了控制各種檔案、統計資料、報表等，以便及時瞭解和掌握情況，控制工程進展，及時決策，保證工程的順利進行。沒有這套制度，檔案就會被擱置，專案就不能進行。
注意事項
一個工程專案施工可能由於人員變動，時過境遷，有些事就會記不清楚。人員發生變化後，後參加進來的人要了解原來的情況，也可以根據這張表找到原來的檔案。所以檔案分發制度在專案一開始就應該建立好。二是圖紙需要量要有規定，各種圖紙各需要多少份？送給誰？都要有明確規定。圖紙分兩種，一種是酒店設計圖紙；另一種是外購裝置的圖紙。