原始憑證是具有法律效力的證明檔案,是記賬的原始依據。因此,原始憑證的填制是記賬的起點,是會計核算的基本原始憑證填製得正確與否,與整個核算工作的質量有著密切的聯絡。因此,在填制原始憑證時,必須做到記錄真實、內容完整、書寫清楚、填制及時。具體地說,必須符合下列要求:
(1)填制原始憑證要真實。
填制原始憑證上的經濟內容和金額,必須真實可靠,要符合有關經濟業務的實際情況,不允許歪曲或弄虛作假,也不能亂估計數字。
(2)填制原始憑證要內容齊全。
各種憑證的內容必須逐項填寫齊全,不得遺漏,必須符合手續完備的要求,經辦業務的有關部門和人員要認真審查,並簽名蓋章。內容不齊備的不能作為經濟業務的合法證明,也不能作為有效的會計憑證。
凡是填有大寫或小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符;購買實物的原始憑證,必須有驗收證明;支付款項的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款證明。一式幾聯的原始憑證,應當註明各聯的用途,只能以一聯作為登記賬簿的依據;一式幾聯的發票和收據,必須用雙面複寫紙套寫,並連續編號,作廢時應加蓋“作廢”戳記,連同存根一同儲存,不得撕毀。發生銷貨退回時,除填制銀行發票外,退款時,必須取得對方的收款收據或匯款銀行的匯出憑證,不得以退貨發票代替收據。職工公出借款收據,必須附在記賬憑證上,收回借款時,應另開收據或退還借據副本,不得退還借款收據。經有關部門批准辦理的某些特殊業務,應將批准的檔案作為原始憑證的附件,若批准檔案需要單獨歸檔,應在憑證是註明批准機關名稱、日期和檔案字號。
(3)憑證都不得隨意塗改、刮擦、挖補。
若填寫錯誤需要更正時,須劃線更正,即將寫借的文字或數字,用紅線劃掉,再將正確的數字或文字寫在劃線部分的上方,並加蓋經手人印章。但提交銀行的各種結算憑證上的數字大小寫一律不得更改,如果填寫錯誤,應加蓋“作廢”戳記,重新填寫。
(4)書寫格式要規範。
原始憑證要用藍色筆書寫,字跡清楚、規範,填寫支票必須使用炭素筆,屬於需要套寫的憑證,必須一次套寫清楚,合計的小寫金額前應加註幣值符號,如“¥”“HK$”“US$”等。大寫金額有分的,後面不加整字,其餘一律在末尾加“整”字,大寫金額前還應加註幣值單位,註明“人民幣”“美元”“港幣”等字樣,且幣值單位與金額數字之間,以及各金額數字之間不得留有空隙。
阿拉伯數字應一個一個地寫,不得連筆寫。阿拉伯數字金額前面應寫人民幣符號“¥”。人民幣符號“¥”與阿拉伯數字金額之間不得留有空白。凡阿拉伯數字前寫有人民幣符號“¥”的,數字後面不再寫“元”字。所有以元為單位的阿拉伯數字,除了表示單價等情況外,一律填寫到角分。無角分和分位可寫“00” 或符號“-”,有角無分的,分位應寫“0”不得用符號“-”代替。
漢字大寫金額,一律用正楷字或行書字型書寫,如壹、貳、叄、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、圓、角、分、零、整等易於辯認、不易塗改的字樣,不得用一、二(兩)、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另(或0)等字樣代替,不得任意自選簡化字。
阿拉伯數字金額中間有“0”時,漢字大寫金額要寫“零”字,如“¥10150”,漢字大寫金額應寫成人民幣壹佰零壹圓伍角整。阿拉伯數字中間連續有幾個“0”時,漢字大寫金額中可以只寫一個“零”字,如“¥1 00456”,漢字大寫金額應寫成人民幣壹仟零肆圓伍角陸分。阿拉伯數字元位是“0” 或數字中間連續有幾個“0”,但角位不是“0”時,漢字大寫金額可只寫一個“零”字,也可不寫“零”字,如“¥132056”,漢字大寫金額寫成人民幣壹仟叄佰貳拾圓零伍角陸分,或人民幣壹仟叄佰貳拾圓伍角陸分。