會議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據會議的目的藉助一定的科學方法和藝術，為決策、計劃而構思、會議策劃設計、製作策劃方案以達到最終的會議效果，好的會議策劃，一定是對具體的執行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有創意才行。
步驟/方法
一、會前籌劃
▲確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選
▲會前通知：通知參會人員
方式：電話通知或書面通知
內容：時間、地點、參加人員範圍、會議內容、會期、報到地點、要求（筆記等）
注意：通知後需落實有關負責人是否收到，並及時記錄
→確定最後參會人員
統計製作參會人員名單，包括參會人員所屬區域、姓名、性別、職務，並最後按照其職務統計分類；
統計交通路線，到達時間，飛機或火車，安排接送，詳細寫清楚參會人員所屬區域、姓名、性別、職務、電話；
▲聯絡酒店：聯絡房間
預定房間（數量、型別、時間、價格）
→聯絡會議室
會議廳（容量、時間、裝置、價格）
→餐飲安排
是否需要在會議時準備茶點，是否需要在會後安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌
▲會議準備材料：
1、領導講話稿；
2、發放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）、其他檔案、房卡等；
3、會議裝置：電腦、投影儀、鐳射筆、話筒、錄音錄影裝置；
▲場地佈置：
1、會議橫幅
2、主席臺的安排：誰？幾個人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衛生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分割槽坐（座），一個團隊一個區域。
3、燈光、音響、話筒、空調、現場除錯的人員，會場都要作好安排！（裝置最好準備2套以上）
4、如果發放獎品：要提前準備好，先發的放在上面，後發的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準備的禮儀人員是否設定好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？
5、非常重要的會議，請速記員。
6、國際性會議，準備同音翻譯。
▲支出預算：檔案資料、路費、房間、餐飲、會議場地租借、相關裝置及現場佈置都需要花錢，大概多少費用也要在方案結尾概算一下。
▲部門分工
二、會中安排
設立簽到處：參會人員統一簽到，領取房卡，發放資料袋，說明注意事項（比如手機、著裝），諮詢返程時間及交通路線，統計並通知安排；
餐飲問題：選擇對應的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什麼？不吃什麼？在哪裡？
注意事項：
1、空調的溫度問題（作為主導會議方必須全程關注，溫度是否過高、過低），會場的空調在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為溫度會往上走，導致原空調失效），這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！
2、燈光音響效果：
2、沖水：沖水不能衝著對方，要拿起杯子，不要對著領導沖水，不要擋住領導形象，不能直接在桌面上衝等。（1、整個會議的過程中要保證有飲用水。2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去衝。3、對領導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。）
3、會議中途休息：放音樂，1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節會議時會產生疲勞感3、在快開始前1-2分鐘關掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。
4、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌籤、咖啡杯、茶水等正常
5、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等；
會後收尾
▲退房：結賬，收回房卡安置好不能及時離開的與會者。
▲送站：根據返程時間，統籌規劃，送參會人員
▲會議照片：如有人需要，抽時間拷給他們，會後郵件傳送很不方便
▲收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西
▲整理會議記錄，總結為會議紀要
▲進行會議總結，分析不足之處，保留不錯環節
會議指南：一、會議背景及目的、會議主題及議題、參辦單位、 大會主席、副主席、會議時間和地點；
二、參會嘉賓名單（姓名及職務）
三、會議日程安排（時間、地點、）
四、旅遊安排（集合時間、地點，負責人，備用品，目的地，餐飲）
五、會議須知（所需證件、會議要求、注意事項）
注意事項
統計參會人員表格：姓名、電話
簽到表：姓名、電話、性別、資料領取、簽字、備註
到達時刻表：姓名、電話、路徑、班次、時間
房間安排：姓名、電話、性別、時間
訂票:姓名、電話、身份證、人數