4.稱謂(稱呼)稱謂是對收信人或收信單位的稱呼。稱謂的位置在標題或函號的左下方,單獨佔行,頂格書寫,後面用冒號。商函比較注重稱謂。若收信方是單位,應寫全稱或單位內的部門名稱;若寫給個人,要在公司名稱和對方名字之後加職務銜,以示尊重。如“××商場××總經理”、“×××董事長”等。不知對方職務或職稱時可用“負責同志”、“先生”、“女士”、“小姐”等稱呼。與港澳臺地區進行商務往來,依照習慣還應在稱呼上加一些文言敬語,如“×先生惠覽”、“××先生臺鑒”等。商函在稱謂之後一般不用寒暄語,直接進入正文,不必象私函那樣客套寒暄。
5.正文正文是商函的核心部分,敘述經貿業務往來聯絡的實質性問題。正文可分開頭、主體、結尾三部分。開頭:開頭應直截了當、簡單扼要地說明發函意圖、緣由;覆函則要引敘對方來函,以示覆函的針對性。主體:主體表達信函的中心內容。一般是根據發函緣由詳細地陳述具體事項或是針對所要商洽的問題或所聯絡的事項闡明自己的意見。結尾:結尾一般是簡要概括主體所敘之事,並提出本函的有關要求,如“希望速予辦理見覆”等。有的商函在結尾時使用一些慣用語,如“此致”、“此復”等。也有的商函沒有結尾。結尾往往就是一兩句話,但卻是點睛之筆,應特別注意它的恰當得體。一般商函沒有祝頌語。個別商函如聯絡信、慶賀信,為聯絡情感、表示禮儀,常常在結尾使用祝頌語,寫一些表示祝願或致敬的話語,如“謹祝商安”、“敬祝健康”等。結尾慣用語和祝頌語可一行書寫也可分兩行書寫。一行書寫時可緊隨正文,也可以和正文空開兩格再寫;分行書寫時,“謹祝”、“敬祝”可緊隨正文,也可以和正文空開兩格再寫,“商安”、“健康”則轉行頂格書寫或轉行空兩格書寫。
6.信尾信尾包括落款、簽章、日期等。落款:落款通常寫在結尾後另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發出的信函,落款可寫單位名稱或單位內具體部門名稱,也可同時署寫信人的姓名,有負責人姓名的還須註明職銜。使用專用發函紙,則填寫日期即可。簽章:簽字和加蓋公章。重要的信函,為鄭重起見要加蓋公章。有發函人署名的必須親自手籤具名,不能用圖章代替手籤,列印的信件在列印的姓名前面也必須簽署真名,因為商函是重要的憑證。日期:日期一般寫在署名的下一行或同一行偏右的位置。發函日期要寫明具體的年、月、日(甚至時)。做為憑據,日期是商函非常重要的一項格式,要求書寫完整,不可省略、遺漏。
7.附件標註附件是隨函附發的有關材料,如報價單、發票、確認書、單據等。由於文字頁數多或不便寫入正文,這些資料均可作為附件處理,附在信文之後。附件的標註位置可在落款之前也可在落款之後,靠左側寫“附件:”或“附:”字樣,然後註明附件的名稱和件數。如“附件:安圖公司最新地圖目錄三份”、“附:88號男式真絲睡衣彩色圖片一套”。
8.附言如果附言補敘的內容較多,應另寫一函,以示尊重。信函寫完後,發現內容有漏、或有補充說明之事、或有必須修正之處,可在落款左下方標寫“又及:”、“又啟:”、“再者:”、“再啟者:”字樣,然後提行予以補敘,交代有關事項。也可直接補敘有關事項,然後標寫“又及”、“雙啟”字樣。如“又及:×××經理特意囑筆問候”、“又啟:來函可郵寄新址”,或“×××經理特意囑筆問候。又及”、“來函可郵寄新址。又啟”。如果附言補敘的內容較多,應另寫一函,以示尊重。上述公函式商務信函的8項格式並不是每件商函所必須具備的,其中標題(事由)、稱謂、正文、信尾4項是必有的格式;而信頭、函號(編號)、附件標註、附言4項是或有的格式,寫作時可依實際需要選用。
二、普通商函的信文格式
普通商函的格式與一般信函相同,包括稱謂、正文、信尾、附件標註、附言5項。其中的稱謂、正文、信尾是必有專案,而附件標註、附言是或有專案。普通商函的格式內容與公函式商函相同,這裡不再贅述。普通商函的格式構成如下圖:××公司:正文特此函達。(祝頌詞)×市××公司(公章)總經理×××(簽名)×年×月×日(附件)(附言)書寫商函時,具體使用公函式商函還是普通商函沒有定規,依實際需要而定。