會議開幕式是現場管理的內容之一。
方法/步驟
開幕式的時間
國際會議開幕式既可以安排在會議專業交流活動正式開始前一天的下午，也可以安排在會議專業交流活動正式開始的第一天上午，時間通常是由東道國會議組織者來決定。例如，國際自控聯合會在美國舉辦第1 3屆大會時，開幕式就是安排在會議正式開始前一天的晚上，而第14屆大會在我國舉辦時就是安排在會議正式開始的第一天上午。如果開幕式安排在上午，出席了會議開幕式的代表人數就會比安排在前一天時要多一些。這是因為來自世界各國的會議代表搭乘的航班有許多是在傍晚之後到達，這部分代表就沒有機會參加會議開始前一晚的開幕式。
開幕式的地點
開幕式的地點取決於會議代表的人數。在舉辦大型會議時，經常會出現人數多而用於開幕式的會場小的情況。有的國家在舉辦大型國際會議時將開幕式安排到體育館或者國家音樂廳。而目前在北京舉辦大型會議最多的北京國際會議中心，容量最大的1號會議廳總共可容納2 500人，若會議規模超過這個規模，一種方式是將開幕式安排到其他場所，如在人民大會堂舉辦，這需要安排接送車輛，增加了會議的開支和管理的難度。另一種就是採用主會場和分會場並用方式，主會場舉辦開幕式，分會場採用電視技術進行現場直播。2004年北京國際會議中心舉辦第28屆國際心理大會的開幕式，將近4500名代表參加，會議組織者安排在1號會議廳舉辦開幕式，將可容納600人的2號會議廳和可容納1000人的17號會議廳作為兩個分會場進行現場直播，效果也比較理想，甚至有些代表就在走廊席地而坐，收看電視轉播。
開幕式會場佈置
國際會議開幕式的會場佈置比較簡單，形式也基本相同，主要包括主席臺的佈置和代表席的佈置等內容。
(1)主席臺的佈置
會場的標誌物是背景板或橫幅。背景板是最近十幾年流行起來的，大型國際會議都採用這種方式。通常，能夠舉辦大型會議的會場都有固定尺寸的背景板，會議只要按照這個尺寸製作有關內容即可。背景板由3部分內容組成。意識會議的會徽和有關組織的徽章；二是會議的（中英文）名稱、縮寫和會議舉辦時間和地點；三是會議的主辦單位。背景板的設計要簡潔、色彩明快、主色調應與各輪通知書封面的色調相同。橫幅的製作相對簡單，顏色選用以紅色居多，有些會議也選用其他顏色。為了醒目，橫幅上的字一般均採用白色，內容是會議的（中英文）名稱。根據不同會議的要求，主席臺有各種各樣的佈置方式。最常用的方式是在主席臺的中央正前方擺設長條桌．長度根據主席臺的就座人數而定。長條桌上擺放桌籤、鮮花、茶杯或礦泉水、會議專用的紙和筆等。會議主持人通常坐在長條桌的一側，座位處擺放臺式麥克風。長條桌後側擺放椅子，長條桌的前側擺放花草。桌籤的製作也非常簡單，將人員姓名列印在紙上，插在有機玻璃製作的標準桌籤殼中即可。人名的用法有下列幾種方式：全部用英文，中國人用中文而外國人用英文，全部用中英文目中文在上、英文在下。主席臺右側擺放1個講臺和1個臺式麥克風，講臺上擺放燈和鮮花。
(2)代表席的佈置
會議代表席的佈置採用如下兩種方式：工作性質的國際會議通常用課堂式；而交流性質的國際會議選用劇院式。代表席可以分成3部分，貴賓席、代表席和記者席。貴賓席一般安排在會場中區前幾排，為了表示對貴賓的尊重，有的會議還在座位前擺上長條桌，擺成課堂式，桌上擺放桌籤和飲料。桌子兩側豎立指示標牌．採用中英文兩種文字書寫“貴賓席和Reserved for VIP”。代表席通常要按劇院式擺放座位，座位的數量應比代表人數略多一些。在面積允許的情況下，排與排之間的距離應儘可能擺放得寬一些。橫向和縱向都要留出必要的通道。參加重要國際會議開幕式的記者很多，有時可達上百人，這麼多的人在會場走來走去，會議將無法正常進行。會議要專門為記者設定記者席。如果會場設有二層，可以將記者席設在二樓的前幾排，既方便他們攝影和攝像，也可以達到對他們的走動加以限制的目的。
(3)貴賓室的佈置
為接待出席開幕式的貴賓，就要安排貴賓室。舉辦高規格會議時參加開幕式的貴賓相當多，還要設立幾個不同的貴賓室．按不同規格分別接待。會議地點最好有專供貴賓使用的大門、電梯和通道，以避免圍觀。貴賓接待室應安排在離主會場比較近的房間，貴賓室和主席臺之間要有專門的通道。貴賓室的門口要有明顯的中文和英文的標牌“貴賓室（VIPRoom)"。貴賓室擺放沙發和茶几，茶几點要有飲料和鮮花．在門口處設簽到臺，預先放好籤到薄和筆。
開幕式的程式
國際會議的開幕式是所有會議活動中最重要的，就像開幕式在奧運會中所處的地位一樣。許多大型國際會議的開幕式都會邀請國家領導人蔘加並致辭，這已成為當今世界各個國家舉辦大型國際會議時的一種時尚。
貴賓的接待
邀請和接待貴賓參加會議是開幕式很重要的活動內容。
（1）邀請貴賓
出席會議的貴賓分為兩大型別。第一型別是會議本身的貴賓，包括有關國際組織的負責人、學科帶頭人（如諾貝爾獎獲得者）、東道國的會議機構負責人。第二型別是專門邀請前來參加會議的貴賓，主要包括3種，第一種貴賓是國家級領導人，如全國人大副委員長、政府副總理以上的領導人。第二種貴賓是本行業的領導，如正副部長、會長、理事長、院士等。第三種貴賓是贊助單位的領導，如公司的董事長和總經理等。這3種人員中尤其以第一種貴賓最為重要，邀請也最為複雜。通常應該在會議舉辦前幾個月，以書面形式逐級向上報告進行邀請。對第二、第三種貴賓以會議主辦單位或者會議組織委員會的名譽進行邀請。會議組織者要在會議舉辦前將所有邀請的貴賓一一落實，並送上出席開幕式的請柬和其他有關材料。
(2)貴賓的現場牆待
開幕式之前，要安排級別相當的會議領導在會議中心或飯店的大廳門口迎接貴賓，這位會議領導要了解每一位貴賓的姓名、工作單位、職務和將在哪一個貴賓室休息。貴賓抵達後，要安排專門的工作人員引路，將貴賓送到貴賓室，會議的主要領導要在貴賓接待室迎接。貴賓在貴賓室的活動主要是在簽到薄上題詞或簽字，佩戴胸花，接見和合影等。當會議代表基本落座後再請貴賓進入會場，先引導坐在主席臺下的貴賓入座，然後再請主席臺的貴賓入座。通常，被邀請的貴賓僅參加會議的開幕式，不參加其他活動。如果會議附設有展覽會，被邀請的貴賓也有出席展覽會的剪彩儀式，然後參觀展覽。貴賓參觀展覽，對於參展商將產生積極的影響。
代表進入會場
如果沒有身份較高的貴賓參加，組織代表參加開幕式是一件比較簡單的工作。但如果遇有大型國際會議被邀請出席開幕式的貴賓級別比較高時，出於安全的考慮，要嚴格檢查，所有進入會場的人員必須佩戴胸卡或者持有開幕式的請柬。通常，請提前半小時就開始允許代表入場，特別情況時可提前一個小時。由於不是對號入座，早來的會議代表通常喜歡坐在會場的後部和兩側，會場中間的座位總是空著，很不協調。工作人員要主動引導代表從前往後，從中間向兩側就座。代表基本就座後，可安排簡單短小的文娛演出，目的是吸引代表的注意力，不再相互交談，形成一種安靜祥和的氣氛，等待開幕式開始。
記者
對會議感興趣的新聞記者都會前來參加會議的開幕式，有影響力的會議經常會有上百名記者現場採訪。會議組織者應該在會場附近設立記者招待站。記者在這裡可以領取記者證、新聞報道稿和其他有關的會議材料。記者的工作性質使得他們喜好四處走動並進行拍照，如有上百名記者在會場來回走動，會議將無法正常進行。在北京地區舉辦大型國際會議時除中央電視臺、新華社等少數幾家新聞單位持有特殊的證件可以在會場進行走動採訪，其他的記者只能在規定的記者席就座。開幕式結束後，所有記者就都可以自由採訪了。
交通安排
會談開幕式若在代表下榻的賓館或附近的會議中心舉行，則主要針對參加開幕式的貴賓進行交通安排。會議組織者要製作參加會議開幕式的特殊車證，並和當地的交通管理部門制定行車路線。如果開幕式的舉行地點遠離代表下榻的賓館，交通的安排將是一件非常複雜的工作。試想組織幾千名會議代表乘坐上百輛“大巴”排成長長的車隊在交通高峰時段通過城市中心，會給城市造成多大的交通壓力。因此，除非萬不得已，否則會議組織者應該儘量避免這種現象的發生。