工具/原料
日事清軟體
方法/步驟
1、理論與實踐並重。雖然理論和實踐存在差異，但不能否定理論的指導作用。我們先從GTD時間管理做起，首先要明白GTD時間管理是一個系統，這個系統由5個過程組成：收集、整理、組織、回顧、執行。這幾個過程可以說是缺一不可。
2、快速收集。快速收集意味著我們不需要考慮太多的因素，只要認為是應該做的，即將做的都應該收集起來，整理會在後面的步驟進行。這裡我採用的是日事清軟體，在“日程”介面下，左側“收納箱”就是存放收集任務的地方，直接將所有收集的事情逐條新增。
3、按指定標準整理。整理是一個稍有困難的步驟，主要是很多人不知道怎麼整理，以什麼標準整理。這裡我們可以先從簡單的步驟做起，即按照重要的程度和緊急的程度來劃分，譬如日常開會（緊急不重要），同事、領導交代的任務（重要且緊急）等等，可以用四象限的形式來區分，如圖所示。
4、清晰的組織。組織在實際工作中我將其列為時間的安排，譬如部門工作會議留出1個小時的預算，處理郵件留出15分鐘，這樣來安排，規劃處一天的具體工作時間安排。當然並不是所有的人都能在這裡規劃的很好，GTD是一個週期的過程，可以不必在這裡糾結，這次做不好可以在總結的時候進行分析，更好的安排下一次的計劃。
5、回顧和執行，這兩個步驟在實踐中我是按照回顧——執行——回顧的方式來做的。第一個回顧是回顧前面的計劃是否合理，是否存在紕漏，將計劃的事情進行記錄，寫到對應工作的子選單中。執行即按照設定計劃來實踐，實踐的過程中也要將進度、問題、解決方案進行子選單中的備註。
6、回顧和總結。回顧要參照自己的計劃來對比自己的成果，這個在日事清中提供了自動生成功能，如果希望總結的更全面，可以新增一些自己的想法、感悟。同時，回顧即是總結，這裡不但要總結當前工作內容，還要總結自己的工作方法和當前效率，以便銜接下一次的工作計劃。
注意事項
理論是為了實踐，同時也是實踐的指導
合理利用工具可以事半功倍