辦公自動化技術論文

　　辦公自動化是企業步入現代資訊自動化的標誌也是新的管理模式,這是小編為大家整理的，僅供參考!

　　淺談辦公自動化篇一

　　[摘要] 網際網路在全球普及之後，對企業資訊化產生了極大的推動作用，企業之間或商業實體之間開始藉助於網路技術開展辦公活動，本文主要分析了辦公自動化的功能、構成要素及實現的技術，展示了辦公自動化的重要性。

　　[關鍵詞] 網際網路辦公自動化C/S

　　一、辦公自動化的產生

　　辦公自動化是從20世紀50年代開始，美國的部分企業開始用機器來處理辦公業務，當時美國人就把這種手段叫做辦公自動化***Office Automation,OA***,辦公自動化是當前國際上飛速發展的學科，它是一門綜合了電子，通訊，文祕，行政等多種技術的新型學科，涉及到文祕，行政管理，電子機械，物理等十多個學科。

　　辦公自動化是資訊化時代的產物，是在計算機和通訊裝置普遍應用，資訊業務空前繁忙的情況下產生和發展的。一個比較完善的辦公自動化系統應包括資訊採集，加工，傳遞，儲存4個基本環節，核心任務是向各類辦公人員提供所需的資訊，能把基於不同技術的辦公裝置***如計算機，印表機***用連網的方式聯成一體，將語音，影象，文書處理等功能組合在一個系統中，使辦公室具有綜合處理這些資訊的功能。可見，辦公與管理的自動化是對傳統的管理方式的挑戰，是科技向管理部門的滲透，是辦公方式的一次革命。

　　二、辦公自動化的構成要素

　　1.辦公人員。辦公人員是辦公自動化系統的第一要素，由決策人員，中層及第一線的管理人員，專業技術人員，祕書和辦事員等一般輔助人員組成。他們各司其職，又互相聯絡。決策人員是一個機構的最高層領導人員，即關鍵的決策者。他們的時間大多用語參與會議，收集資訊，解決問題和做出決策。他們需要掌握準確的資訊和情報，綜合分析機構內外的各種動態，指定長期發展的判斷和決策。他們直接使用的辦公自動化裝置起輔助決策的作用;中層及第一線管理人員是機構中某一部門的負責人。他們要協調個專業人員的工作，綜合有關資訊，並對本部門的情況和問題做出決策和判斷。他們要管理本部門及下屬單位的業務工作並向高層領導提供決策資訊和決策方案，甚至參與決策意見，起到承上啟下的管理控制樞紐作用;專業技術人員是機構內負責社會經濟，政治法律等業務的工作人員，他們主要為上述幾類人員服務。

　　2.辦公工具和裝置。辦公工具是紙，筆等，辦公裝置支援辦公自動化的機電裝置，包括計算機裝置，通訊裝置和辦公裝置三大類，通訊網路的主要任務，全面擔負通訊系統的傳輸，控制，交換，處理，監控，監測等多項重要工作。主要有通訊控制裝置，通訊傳輸裝置，檔案影印裝置及介質，網路通訊裝置;辦公裝置是人們在進行辦公事務處理中所需要的裝置和裝置，包括郵件處理裝置，資訊生成裝置，檔案影印裝置，資訊儲存裝置，電子會議支援裝置和其他辦公機械支援裝置等。

　　3.辦公資訊。資訊是指對各類資訊、情報、資料、指令和知識進行加工處理的結果，與人、才、物並列為企業的四大資源。人類辦公活動及各種資料進行採集、加工、傳輸、辦公自動化資訊處理並提供大量資訊的人機系統。

　　4.辦公環境。辦公環境包括具體和抽象的環境，具體辦公環境是指辦公室的建築情況地理位置及分佈;抽象辦公環境是指本辦公系統各實體之間及與其他辦公系統之間的互相約束控制，領導與被領導的關係，機構的劃分與組成以及各種規章制度等。

　　三、辦公自動化的功能

　　辦公自動化的功能是指辦公自動化系統可能具備的功能，不同的系統具備不同的功能，它具有事務處理，資訊管理和輔助決策三種功能，每個模組的功能如下：

　　1.事務處理型辦公系統。各個辦公部門都有大量的事務工作，這些工作往往量大，重複，業務繁忙，例如資料彙總，報表合成，草擬檔案，發凡通知，列印文字等。為了提高工作效率，減輕工作負擔，可以把這些煩瑣的事務交給辦公自動化系統來處理。這種完成事務處理功能的辦公自動化被稱為事務處理系統。

　　2.資訊型辦公系統。辦公部門最本質的工作是西歐年息進行控制和管理。要作好對資訊的收集，加工，傳遞，交流，存取，分析，判斷和反饋， 從而是資訊資源轉化為推動社會進步，獲得良好的經濟效率的物質財富。

　　3.輔助決策型辦公系統。決策是根據預定目標做出的行動決定，是辦公活動的重要內容之一。是較高層次的管理工作。決策的正確與否往往對一個企業產生最大影響。比較理想的辦公自動化系統能自動地分析，採集資訊，提出各種可供領導參考的優選方案，是輔助決策的有力手段。

　　四、辦公自動化系統的開發技術

　　根據現在的計算機技術和網站及網頁製作的相關技術與辦公自動化的需求相結合,主要集中分為三大類：基於C/S結構的應用程式開發，結合C/S結構和Web技術的複合應用程式，基於B/S結構的動態網頁技術。以下將分析這三類技術的各自優缺點：

　　1.C/S結構系統:是傳統開發模式，一般以資料庫和客戶端的兩層結構實現，也有加入中介軟體的三層或多層結構，在OA早期是標準的系統模式，但隨著計算機技術的發展和網路的發展，它已經無法滿足現在的遠端網路辦公和移動辦公，逐漸在被取代。

　　2.C/S+Web技術:是為了補充C/S結構的不足，在C/S基礎上加入Web技術來實現對遠端資料的獲取，但擁有一定侷限性，如資料及時更新、軟體升級等問題就無法很好解決。

　　3.省略+Microsoft .NET Framework。

　　五、結束語

　　通過這篇文章我們可以看到現實生活中辦公活動自動化的重要作用，尤其是在科技高速發展的今天，網路辦公是不可缺少的，它對傳統的辦公產生了強大的衝擊，是辦公方式的一次革命。

　　本文中所涉及到的圖表、註解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文。

　　企業辦公自動化篇二

　　摘要：隨著計算機管理系統的發展與深入，傳統的企業管理模式制約了企業的發展。根據計算機資料流的要求，只有整合企業資源，塑造未來管理模式，重建組織結構，實現現代化的整合管理，才能提升企業競爭力。

　　關鍵詞： 辦公自動化;企業管理;資訊共享

　　Abstract: With the development of computer management system, the traditional mode of enterprise management restricts the development of enterprises. According to the computer data flow requirements, only the integration of enterprise resources, shaping the future of management mode, reconstruction of organization structure, to achieve the modernization of management, to enhance the competitiveness of enterprises.

　　Key words: office automation; enterprise management; information sharing

　　中圖分類號：F279.23

　　隨著現代科技的迅速發展，帶來了全球範圍市場競爭的日益加劇，所有的企業都面臨著嚴峻的挑戰，企業內的員工作為一個團隊能否及時交流﹑獲取各種相關資訊，從而高效地協同工作，把握轉瞬即逝的機會，將成為在激烈的市場競爭中取勝的關鍵。企業在經歷了傳統辦公模式，網路辦公模式進入到現在的辦公自動化，以便在企業內實現資訊共享﹑協同工作乃至科學的管理和決策，從而提高效率﹑增強企業的競爭力。

　　一、目前企業辦公自動化的現狀及問題

　　***一*** 目前企業辦公自動化的現狀

　　辦公自動化是近年來隨著電腦科學發展提出的新概念。辦公自動化包括網路化的大規模資訊處理系統等，英文原稱office automation，縮寫為OA,一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標誌。

　　我國的辦公自動化建設經歷了一個較長的發展階段，目前企業的辦公自動化根據發展程度可以劃分為以下四類：

　　1、起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用，ms office系列﹑wps系列應用軟體以提高個人辦公效率。

　　2、已經建立了自己的網路，但沒有好的應用系統支援協同工作，仍然是個人辦公。網路閒置，企業的投資沒有產生應有的效益。

　　3、已經建立了自己的網路，企業內部員工通過***交流資訊，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

　　4、已經建立了自己的網路：使用經二次開發的通用辦公自動化系統;能較好地支援資訊共享和協同工作，與外界聯絡的資訊渠道暢通;通過internet釋出，宣傳企業的產品﹑技術服務;intranet網路已經對企業的經營產生了積極的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定製的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業的競爭能力，使企業不斷髮展壯大。

　　***二***企業實現辦公自動化面臨的問題

　　1、效率。辦公人員大都非計算機專業人員，他們的計算機知識尤其是計算機作業系統及硬體知識的缺乏，導致辦公效率的降低，也造成系統管理員工作量的增大，如系統維護及軟體升級。計算機技術的發展可謂一日千里，軟硬體的升級換代將更加頻繁，這就意味著系統後期成本居高不下。

　　2、安全性。人們對資訊的價值有了更深的認識，因而對資訊的儲存和保密也就更加重視。而今，病毒的破壞﹑黑客的入侵都將對系統資訊以致命的打擊。

　　二、怎樣實現辦公自動化

　　***一*** 企業實現辦公自動化的要求

　　辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到儘快進行辦公自動化建設，並根據領先地位，將有助於保持競爭優勢，使企業的發展形成良性迴圈。

　　辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。按照上述分析，四類企業辦公自動化應區別對待：

　　1、第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業網路，又要開發辦公自動化系統，需要企業有較強的經濟實力才能完成。

　　2、對於第二﹑第三類企業，由於企業網路已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統，所以只須投入比網路投資少的資金，即可開發通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網路投資少，而產生的經濟效益更高。

　　3、對於第四類企業，由於其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

　　***二***實施辦公自動化的原則

　　在實施辦公自動化的過程中，我們必須遵循以下幾項原則：

　　1、實用性原則

　　2、先進性及成熟性原則

　　3、可靠性原則

　　4、開放性及安全性原則

　　5、標準化原則

　　6、可擴充性原則

　　7、可維護性﹑可管理性原則

　　8、節約性原則

　　***三***實施辦公自動化的環境

　　人是系統第一因素，現在的辦公室除了傳統辦公室的角色外，還需要增加部分管理裝置的專業技術人員，如，計算機工程師，裝置維護人員等。

　　現代辦公自動化對工作人員的素質提出了很高的要求。新形勢新環境意義下的政治思想和職業道德是當然的基本素質。精業務懂管理、有經濟頭腦、熟悉規則遵守法律、具備現代人意識是更高的素質要求。而必須具備的最基本的素質是能操作計算機，要求達到：

　　1、具備計算機硬體、軟體常識

　　2、 熟練掌握一種漢字錄入方法

　　3、瞭解計算機上的目錄和檔案的基本概念

　　4、網路軟體的基本操作：會收發Email、檔案和傳真，會用瀏覽器

　　5、瞭解資料庫檢索、查詢、統計和分析的基本概念

　　6、其它關於硬體、應用軟體、系統安全、網路系統、決策支援系統、病毒概念、資料備份等等，當然是多多益善。

　　***四***實施辦公自動化的步驟

　　第一，在組織內部構建通訊平臺，工作人員之間建立網上資訊交流和初步的網上協同工作。

　　第二，在基本建立起網上協同辦公的意識之後，考慮在辦公網路內進行一些日常工作流程如公文審批﹑通知紀要﹑會議管理﹑資訊採集審批與查詢，以及各部門的日常業務處理等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。

　　第三，在internet上建立公用網站，進行資訊採集﹑釋出，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的範圍進一步擴大大跨地區﹑跨省市。

　　在以上過程中，網路資訊系統的安全性﹑穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強大的網路資訊安全防範系統，在某種程度上決定著資訊化建設的成就。

　　三、對企業辦公自動化的幾點思考

　　***一***什麼樣的企業適合使用辦公自動化系統?

　　絕大部分企業都適合使用辦公自動化系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體體現在：

　　1、資訊化尚未入門的企業。由於沒有資訊化的應用基礎，先上辦公自動化，OA有著近乎100%的成功率，有利於提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利於今後業務領域企業資訊化工作的開展。

　　2、資訊化失敗或者嚴重缺乏資訊化工作信心的企業。資訊化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，辦公自動化不失為一種選擇。

　　3、缺少資訊化資金準備的企業。資訊化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對於謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化，有利於企業逐步瞭解企業資訊化及其作用，減少今後資訊化工作的盲目性。

　　已擁有業務管理系統還需要進一步改善行政辦公與內部資訊交流環境的企業。辦公自動化與業務管理系統互為補充，可以豐富並完善企業資訊化工作的形式與內容。

　　***二***辦公自動化並不代表辦公“無紙化”

　　有人認為實現辦公自動化就是實現無紙化辦公，實現無紙化辦公就是在日常事務中不再需要紙張，這種想法是錯誤的。“無紙化”辦公從資訊處理角度上講，是辦公自動化的基本要求或者說是辦公自動化的直接效果。改革傳統辦公模式，開展電子政務，使業務辦公﹑公文流轉和管理過程電子化﹑資訊化，讓文職人員從長期繁雜的辦公事務中解放出來，通過統一辦公規範，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的時候，紙張仍然是必不可少的，尤其在檔案的存檔系統不夠完善，考慮到突發事件的發生，這時紙質檔案的儲存是必不可少的。一些重要合同文書﹑技術規範也需要紙質檔案。

　　***三***實現辦公自動化需要自上而下的推進

　　辦公自動化建設是一項艱鉅複雜的系統工程，涉及方方面面，難度大，要求高，因此，必須加強領導，搞好組織協調，確保各項工作的完成。

　　***四***建立嚴格的使用許可權和層次分明的管理制度

　　根據對文件的具體操作，從保密和安全的角度，對進入辦公系統的使用者，採取按部門﹑職務，進行優先等級和功能模組的設定。企業最高領導有權進入所有的模組，能檢視到所有文件，但為了防止誤操作，封掉了有些不會用到的修改功能。企業最高領導有權簽發﹑查閱人事資料等與本部門有關的工作。祕書有起草﹑傳遞及允許查閱資料庫的許可權，應該說NOTES***辦公自動化的支援軟體***的保安工作是非常出色的，無密碼就進入不了系統，有密碼無許可權時，進入了系統，也是無權使用;有密碼有許可權無功能，重要操作不顯示操作鈕。可見資訊化部門要把握好角色﹑許可權和密碼的設定，這樣，辦公自動化系統的寶貴資料才能高枕無憂。要建立辦公自動化管理制度和考核辦法，明確單位的責任領導﹑責任部門和直接責任人的工作職責和任務，制定相應的獎懲措施，推行一套融管理﹑監督﹑激勵相一致的有效機制。

　　***五***牢固樹立資訊保安意識

　　1、要牢固樹立網路安全意識。

　　2、要做好計算機資訊網路技術安全管理工作。

　　3、要加強網路裝置的管理，凡安裝﹑維護﹑連線和設定，均由資訊化部門統一負責，嚴禁隨意更換﹑改變其物理的位置﹑形態﹑效能，嚴禁改變其連線關係﹑執行狀態和系統的設定。

　　***六***要加強對職能人員的培訓

　　辦公系統在初始啟動時，大量的資料需要輸入，許多表結構需要進行設定。在還沒能駕馭電腦的時候，有一些畏難和辦公習慣，一些障礙和惰性是可以理解的，資訊化部門的工作人員要從使用者的角度出發，幫助他們克服困難，推進專案的進展。

　　***七***勤維護，常保養，使辦公自動化系統處於最佳的執行狀態中

　　辦公自動化系統是辦公人員的辦公平臺，經常使用，難免會出現一些問題，因此要認真對待辦公人員的每一個求助，認真解決操作中的問題，及時處理系統的疵點。還有定期的程式整理。以一年為限的資料庫複製等工作都有利於辦公自動化系統的良好執行。

　　綜上所述，辦公自動化系統的定義已經由原來簡單的公文處理擴充套件到整個企事業單位的資訊交換平臺，其功能已經有了極大的飛躍。然而，隨著計算機技術水平的不斷髮展和使用者對功能不斷增長的需要，企事業單位辦公自動化的道路還很漫長。願我們共同努力，為企業辦公自動化做出更大的貢獻。