辦公室接電話的基本禮儀

　　在辦公室裡接電話，已經成了現在人們常做的事，那麼要注意什麼基本禮儀呢?下面是小編為大家整理的，希望能夠幫到大家哦!

　　及時接聽

　　接電話時，電話鈴一響，無其他特別要緊的事情，都應主動接電話。一般電話鈴響3下，必須接電話。拿起話筒後，應立即說“您好!”然後通報自己的單位名稱，根據情況還可報上姓名，如“這裡是×××辦公室，我是××”。電話鈴響了較長時間後才接電話，應首先向對方致歉：“您好，對不起，讓您久等了。”如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，不要使對方尷尬。

　　文明應答

　　對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問您是哪位?我能為您做什麼?您找哪位?”當對方說明要找的人後，應說“請稍等”，然後找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向對方解釋並提出建議，以免浪費對方時間，如“王先生現在正忙，您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋並提出建議，如“王先生不在***不在的原因***，我能幫您什麼忙嗎?”

　　認真傾聽

　　在接電話的過程中，應避免打斷對方的講話，可視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂，致歉後再請求對方重複。對重要的內容應記錄，並請求對方重複確保無誤。在電話交談結束時，應謙恭地問一下對方：“請問您還有什麼事情嗎?”當確認對方已經講完之後，方可結束通話。掛電話時，切忌沒有致結束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大，使對方產生誤解。

　　接聽細節

　　從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規範，不可疏漏任何一個環節。接聽電話時，應注意嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼著香菸、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。

　　聲音親切

　　拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裡。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑;你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中。

　　做好記錄

　　電話接聽記錄是辦公室工作的重要文件資料，是領導安排工作、排程工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用資訊。如會議通知就要準確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求，並及時將情況報告相關領導及參會人員。

　　關於接辦公室的基本禮儀

　　1.多給別人鼓勵和表揚，儘量避免批評、指責和抱怨，不要逼別人認錯。

　　2.要學會傾聽。不要說得太多，想辦法讓別人多說。

　　3.如果你要加入別人的交談，先要弄清楚別人究竟在說什麼。

　　4.交談之前儘量保持中立、客觀。表明自己的傾向之前先要弄清楚對方真實的傾向。

　　5.注意對方的社交習慣並適當加以模仿。

　　6.不要因為對方是親朋好友而不注意禮節。

　　7.別人有困難時，主動幫助，多多鼓勵。

　　8.不要輕易打斷、糾正、補充別人的談話。

　　9.儘可能談論別人想要的，教他怎樣去得到他想要的。

　　10.始終以微笑待人。

　　11.做一個有幽默感的人。但是在講笑話的時候千萬不要只顧著自己笑。

　　12.以謙卑的姿態面對身邊的每一個人。

　　13.跟別人說話的時候儘量看著對方的眼睛，不管你是在說還是在聽。

　　14.轉移話題要儘量不著痕跡。

　　15.要學會聆聽對方的弦外之音。也要學會通過弦外之音來委婉地表達自己的意思。

　　16.拜訪別人一定要事先通知。

　　17.不要在別人可能忙於工作或者休息的時候打電話過去。除非是非常緊急的事情。

　　18.給別人打電話的時候，先問對方是否方便通話。

　　19.嘗試著跟你討厭的人交往。

　　20.你在背後說任何人的壞話都遲早有一天傳入這個人的耳朵。

　　21.不要說尖酸刻薄的話。

　　22.牢記他人的名字。養成偶爾翻看名片簿、電話本的習慣。

　　23.一件事情讓兩個人知道就不再是祕密。

　　24.一定要尊重對方的隱私，不管是朋友還是夫妻。

　　25.很多人在一起的時候，當你與其中某個人交談，請不要無視其他人的存在。

　　26.要勇於認錯。

　　27.做一個脫離低階趣味的人。

　　28.給予他人同情和諒解。

　　29.儘可能用“建議”取代“命令”。

　　30.不要輕易做出承諾。承諾的事情就一定要儘可能做到。

　　
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