電子檔案管理探究論文

　　電子環境下，因為電子檔案極易被不留痕跡地刪減，人們通常藉助元資料來保證電子檔案資訊的原始性。下面是小編給大家推薦的，希望大家喜歡!

　　篇一

　　《基於元資料的電子檔案管理》

　　[摘 要]電子環境下，因為電子檔案極易被不留痕跡地刪減，人們通常藉助元資料來保證電子檔案資訊的原始性。元資料可以動態及時地獲取流轉情況，可以反映電子檔案的原始狀態。在電子檔案管理系統中，元資料在電子檔案管理工作環節進行有效全程控制，成為實施電子檔案管理的技術保障和管理系統的關鍵。

　　[關鍵詞]元資料;電子檔案;檔案管理系統

　　經濟全球化、社會資訊化趨勢下，計算機和網路技術的發展使電子檔案的數量和種類飛速增加，社會的不斷進步使人對檔案資訊的價值也愈加重視，對其利用的要求也在不斷提高。電子環境下，人們通常藉助元資料來保證電子檔案資訊的原始性，因為電子檔案極易被不留痕跡地刪減。元資料可以記錄下電子檔案的流轉情況，包括自設計，經由形成、傳遞，直至維護的全過程，因此要想對電子檔案進行安全而有效的控制，保證其原始真實性與憑證性，必須掌握元資料資訊，來對組織、檢索檔案資訊。

　　一、電子檔案管理中應用元資料的必要性

　　目前在很多專業領域，特別是在與設計與建立資訊系統以及保管和利用資訊資源有關的領域中，元資料已經成為一個常見的重要術語，扮演著資料管理的重要角色。關於元資料的定義目前並未統一，因為元資料的實質是“定義和描述其他資料的資料”，所描述的資料內涵與外延、內容與目的等存在不同，但概括地講是記錄資訊物件的內容、背景與結構特徵的，全面、系統和有序的資料集。因為元資料能夠如實記錄檔案的特徵、動態及時地獲取流轉情況，因此將元資料運用於電子檔案的管理工作中具有重要意義。具體而言：

　　1.引入元資料利於維護電子檔案資訊的真實性與憑證性。由於元資料有自身表達資訊的基本方法與規則用來記錄檔案的內容、背景資訊和結構化資料，採用標準化的的語言規範進行編碼式描述，並且能夠動態跟蹤檔案資訊變化，不會因為原電子檔案的變動而失效，不再不過分依賴載體和資料環境，能夠較少地受到環境和系統因素影響。元資料還能關聯紙質拷貝件，記錄檔案變動，提供資料轉換資訊，保證可靠證據性。

　　2.利用元資料來組織和管理電子檔案，挖掘資源資訊，可以降低管理的風險。元資料中除卻對單份電子檔案本身，還包括對與檔案資訊物件相關的管理資訊，諸如搜尋與定位，以及電子簽名、檔案轉換方式、保管條件、資料使用範圍等背景及技術狀況方面資訊，以及與其他資源的版本連結、資料來源等的關係，有效改善電子檔案管理模式，更大程度上避免人為因素和意外風險，步入科學規範化軌道。

　　3.經由元資料可以提高電子檔案的檢索與利用率。元資料對原始檔案特徵的描述與定位，便於建立使用者通過計算機來準確定位檔案資訊，瞭解檔案內容，便捷地獲取所需資訊。而且利用元資料系統，可以為不同形態的數字資源提供規範的檢索工具和更多檢索***，使用者使用多樣化、智慧化的檢索途徑，可以節約時間，提高效率。元資料是經過提煉和加工的資料集合，資訊冗餘度降低，可以提高資訊資源的利用率。

　　4.採用元資料能便於電子檔案的分散式管理，為多元化的數字資訊資源提供整合的工具。元資料是描述性資料，又富有結構化特徵，使用者根據元資料建立的檔案資訊的關聯資料目錄，可以共享資訊資料，便於對檔案的存取以及管理。元資料還支援使用者決策，利於電子檔案資訊資源的開發和優化。

　　二、元資料在電子檔案管理系統中的應用

　　元資料是實施電子檔案管理的技術保障，通過對元資料在檔案管理各階段的工作情況進行解釋，來了解在這一過程中的元資料應用狀況及所發揮的作用。

　　***一***電子檔案設計階段

　　元資料集自電子檔案或者檔案集合建立之時便自動生成，並始終伴隨檔案的運轉而進行修補、優化，元資料系統便在檔案管理系統中記錄系統的操作過程，因此檔案管理系統在設計伊始，必須考慮元資料模型的設計，將電子檔案不同階段的各種管理要求體現在系統設計中，並進行系統分析。對元資料模型進行設計時，一般由檔案工作人員從專業角度規劃、設計元資料的工作模式與原理，提出要求，然後由技術人員進行研發、實現。元資料的大部分操作工作一般通過系統的自動完成，但是系統的遺漏內容則由系統管理員和檔案的使用人員等進行完善。

　　***二***電子檔案形成階段

　　此處所言電子檔案的形成，是指進入到檔案管理的運轉系統，而非傳統意義上的製作與生成。檔案檔案管理機構目前所儲存和管理的電子檔案絕大多數來源於相異的桌面應用系統，這些電子檔案被建立和製作後，經由作者匯入到檔案的運轉系統時，經過格式轉換等標準化處理的檔案會自動生成相對應的資料元記錄表，元資料隨即開始即時、動態地獲取、捕捉、登入電子檔案的有關資訊，最後有作者適時作補充。至此進入管理系統中的電子檔案形成，元資料與電子檔案的內容資訊構成對應的對映關係，作為標準預設與檔案管理系統初級階段的元資料，作為持續的動態過程存在。不同檔案型別的元資料元素在格式、編碼等方面會有所差異，所以元資料的標準液應該有所不同，但是大部分的元資料元素區別不大，所以工作模式也相似。

　　***三***電子檔案執行階段

　　電子檔案是在電子環境產生的，作為依據而形成和使用的文字記錄。電子檔案的執行，即是對其操作和運轉的過程。電子檔案在被傳送到某使用者伊始，直到操作完畢被儲存至檔案庫的整個執行過程，系統會自動記錄下檔案的傳輸路徑、身份驗證訊息等，以及使用者對檔案的存入匯出的操作過程，元資料隨著檔案內容的不斷補充而得到完善。另一方面，通常情況下，使用者不能對檔案內容作直接改動，對元資料的補修便是對檔案的操作。

　　***四***電子檔案的維護階段

　　1.在電子檔案的鑑定與歸檔環節

　　電子檔案的鑑定工作需要元資料來提供重要依據。電子檔案鑑定既包括內容的鑑定也包括技術的鑑定，主要判斷以被存入檔案庫中的電子檔案是否具有儲存價值，並作相應處置，風險性很高，需要很高的智力和專業的技術支援。因為檔案個體存在差異、檔案間關係錯綜複雜，必須需要專業技術人員和管理人員的參與，不可能只是自動通過系統預設的程式完全完成鑑定。但是藉助人工的識別與鑑定時所需資訊主要還是源於元資料。

　　確認具有長久儲存價值的電子檔案被整理、儲存到檔案保管系統的檔案庫後，元資料也會隨之一同被移入。檔案的保管系統對電子檔案和元資料進行一系列驗證、檢查、定位儲存的過程，元資料本身也在不斷即時地對檔案的處理、操作資訊進行存取和補充，始終處於動態的建構過程。元資料記錄的這些資訊，都會協助對檔案的歸檔工作。

　　2.在電子檔案整理與保管階段

　　為使電子檔案管理系統更加安全、條理、秩序化地運轉，必須對系統所儲存的檔案進行整理，併成為管理系統的核心。運轉系統中，電子檔案被頻繁地輸送、利用，而元資料在此階段是系統操作的直接物件。系統通過對元資料相關元素內的繼續補充、提取與重組，來完成檔案的組織加工。由於檔案運轉系統中電子檔案的保管意義非常重大，在存取和利用過程中，稍出差錯便可能造成文件的破壞或丟失，給當前及日後利用帶來不可挽回的損失。為了維護電子檔案的可讀性和安全性，保持檔案的有序形態，延長其使用壽命，對於資訊系統中的電子檔案，可以採取多種技術手段和措施對檔案實施資訊保護。電子檔案元資料會跟蹤記錄檔案保管的過程及結果、系統操作的軌跡，能夠為資訊保護適時提供可供裝載的技術空間和記錄平臺。

　　3.在電子檔案檢索和利用階段

　　電子檔案管理系統最終目標即是為使用者提供資訊資源的利用，將元資料引入檔案的檢索和利用過程，將會提高資訊的檢索效率，優化資源的利用率。檢索過程中，元資料會智慧化分析所作使用者檢索記錄資訊，瞭解使用者檢索需求，將檢索結果與資訊反饋給使用者。另外，電子檔案元資料在使用者管理工作環節，會設定與使用者許可權相對應的被訪許可權、存取要求和規則，防止非法入侵等導致的資訊外洩，對電子檔案資訊實施嚴格保護。未來的使用者將更多地通過網路來檢索利用電子檔案，然後由於目前各地區各領域中電子檔案組織方式可能存在差異，無法很好地實現資訊共享。而元資料標準的出現，將可以使使用者通過一個查詢介面就能查到所有相關的檔案資訊，如EAD***簡稱檔案編碼記錄***便是一種具有這樣功能的元資料標準，用以表達文件檢索工具邏輯以及各部分之間聯絡，目的在於使檢索工具中的描述資訊變成計算機能夠處理的結構化標準資訊。

　　4.離線電子檔案的管理

　　電子檔案不可能一直儲存在電子資訊管理系統中，如果這樣系統資料庫將會超負荷工作，工作效率將會受到嚴重影響。所以，有價值的電子檔案將定期被離線儲存，就目前的條件而言，我們將非現行的、同時又具有儲存價值的電子檔案匯出資訊管理系統，儲存在磁帶、磁碟和光碟中，甚至轉換成縮微膠片。對於這些離線儲存的電子檔案，系統要想掌握原檔案的目前情況與資訊，管理檔案，只能通過儲存在系統中的元資料才能建立與原檔案的關聯，因為元資料便是溝通二者的渠道。

　　參考文獻：

　　[1]劉越男.對電子檔案管理元資料的再認識[J]檔案學通訊2005年第2期

　　[2]黃萃.基於元資料的電子檔案全程管理[J]檔案管理2003年第4期

點選下頁還有更多>>>