公文處理的要求與問題

　　公文處理工作要求要達到優質、及時、高效、安全、可靠，就需認真研究探索公文處理行為和過程的規律，使之有統一的標準和行為規範，以下是由小編整理關於公文處理的基本要求的內容，希望大家喜歡!

　　公文處理的要求

　　一、公文處理的規範化

　　公文處理各個工作環節都有規範的內容和處理程式，公文撰擬的每個資料專案及其所在的位置都不能差之分毫，收文發文處理的整個程式的基本環節不能任意削減或削弱;各個環節的排列次序不能任意地顛倒和打亂;整個公文處理系統目標的實現可根據具體的組織需求或檔案效用而合併、刪繁就簡、隨機制宜。公文處理關鍵要改善服務，提高效率。公文的撰制。辦理和管理也像企業生產管理活動一樣，工作程式的規範標準是全面質量管理的基本內容，每個程式都應有了一定的標準，這樣工作才能井井有條，才能便於操作便於檢查，才能發揮整體系統的功能作用。

　　二、公文處理的制度化

　　公文處理的制度化是這項活動內在客觀規律的反映。公文處理制度是指與公文處理活動有關的，各類工作人員必須共同遵守準則、法規、規章、標準等規定性的檔案。公文處理無論是公文的撰制、辦理還是管理，都對制度具有廣泛的依賴性。各種組織各類人員共同參與此項活動，既分工又協作就需建立高度穩定的秩序，依靠制度為管理工具，使責任權利分明。在具體的公文處理實踐中，人們逐步地摸索出了一些有效的方法，建立了一些行之有效的制度。隨著公文處理實踐活動的不斷髮展變化，順應著新的情況和需要，一些制度本身也在不斷被人們改進和完善。比如說在公文的形成。處理條件、傳遞。保管、組織管理等環節中的擬辦和批辦制度、催辦制度、稽核制度、立卷制度、歸檔制度等。稽核制度就根據新的形勢的發展要求強調三級稽核制度。一是部門領導稽核;二是專職祕書稽核;三是簽發領導稽核，以達到層層把關的目的。此外，公文處理的制度應具有高度的統一性，可操作性和相對穩定性，以避免溝通的障礙和不必要的轉換加工環節，各體系之間的差異應不超過客觀所必需的限度之外。像現在黨、政兩大系統所遵循的《條例》和新《辦法》就注意了具體規範制度的相同或相近。具有可操作性是說制度必須精細具體，要分解工作流程，並予以清晰的指導和界定，使人們能一望可知，以便照章行事。制度的穩定性要強，制定時要深入調查，細化分析，使之對客觀情況的變化具有一定的適應性。同時，自身又要有隨形勢不斷更新的良好基礎。制度建立後，關鍵的問題在實施和監督，而監督的措施必須具有力度。例如實行公文處理情況通報制度、不合格公文退辦制度、依法處理違反公文處理制度的行為等等。

　　三、公文處理的科學化

　　公文處理是一個動態的、環節眾多的、相互影響的工作過程，最終公文的效用和質量是眾人共同努力的成果。沒有科學的理念指引、沒有科學的管理和培訓，沒有科學化的安排和協作分工，沒有科學的制度建立和實施，要做到公文處理的高效率、高質量是不可能的，公文處理的規範化和制度化，也是很難真正實現的。

　　公文處理中易出現的問題

　　1、出現漏傳、橫傳現象。一些重要的或需閱知、執行的檔案，往往既要求呈單位領導，又要求送相關部門領導，而公文所載事務的辦理還有時限要求，所以容易出現漏傳或橫傳現象，導致公文丟失或辦理延誤，從而降低公文處理的效率，給工作帶來不利影響。

　　2、缺少公文動態追蹤制度。處在傳閱過程中的公文從一個領導處返回後又將傳給下一個領導，如果沒有關於這期間公文傳閱數量、時間、物件等的記錄資訊，就會導致需要查詢公文時卻不知公文在何處，甚至出現丟失現象。

　　3、公文催還不及時。當公文流轉到某個領導或部門時，存在歸還不及時或多次催交才歸還的個別現象，這會直接影響公文的繼續運轉。箇中既有領導因工作繁忙而不能及時閱看或部門工作未辦畢而暫不歸還等客觀因素，也有因催還物件是領導而不予催還或不敢催還等主觀原因。這裡暴露出的是公文傳閱缺乏限時歸還的規定或有規定卻執行不到位等問題。

　　4、缺乏督辦機制。當單位領導籤批了落實的具體意見，承辦部門領導閱知簽字後，公文即可歸檔，檔案的運轉告一段落。但是由於缺乏相應的規範，甚至因為多一事不如少一事的不負責任態度，對於批示意見是否落實到位，承辦是否完成或辦理進度如何等，往往無人跟蹤督辦，造成辦文與辦事的脫節。

　　5、黨政公文混用。在一些規模較大的單位，黨委辦公室和行政辦公室分開辦公，各自制發本系統的公文，但規模相對較小的單位往往黨政合署辦公，行文過程中就會面臨黨政公文在用紙、格式及文種選用等方面的區別問題。由於黨政公文在格式要素的稱呼、標識位置等方面不統一，有時會出現黨政公文混用或文種使用不規範等問題，這自然有損於公文的莊重性和嚴肅性。

　　公文處理問題相應對策

　　1、增強文祕人員的責任意識。文祕人員要充分認識公文處理工作的重要性。公文處理不是簡單的收收發發，而是傳遞政令、溝通訊息、實施領導的重要手段，是為承辦工作提供重要依據和憑證。因此，文祕人員除了應具備責任心強、作風嚴謹、不圖名利、默默奉獻的優良品質，還應熟練掌握業務知識。

　　2、做好業務學習與培訓，提高相關人員業務素質。一是把好進人關，選擇責任心強、工作細心的人員充實到文祕崗位上來;二是做好一年一度的業務學習、交流與培訓，包括兼職人員***如擬稿人員***的培訓，提高公文制發水平，提高公文運轉效率;三是人員變動時要堅持先培訓、後上崗的原則，不斷提高文祕人員的崗位素質;四是提供各類公文模板供有關部門和人員使用，提高公文制發水平。

　　3、建立資料庫系統，提高公文處理水平和效率。利用資料庫進行來文登記，科學錄入公文資訊，夯實公文處理基礎。利用公文處理系統或建立公文管理資料庫對收到的公文進行詳細登入，如不同的收文渠道***機要、郵寄、會議等***、時間***印製、收到、錄入等***、編號、密級、緊急程度、發文單位、標題、保管期限、備註等內容都應錄入電腦。公文資訊全面錄入後，不僅能節省文祕人員的勞動量，而且可大大提高檢索和統計效率，也為文件一體化處理奠定了基礎。

　　4、健全傳閱登記制度，全程監控檔案去向。建立健全公文傳閱登記制度，明確公文的主辦、協辦主體與閱知範圍，記錄公文的傳閱數量、物件及時間等內容，實時跟蹤公文的狀態和去向，做到動態可控、去向明晰、有檔可查、歸檔備查，不因為公文不在手邊而延誤工作。這一制度既可以提高公文的運轉效率，也為公文的督辦和催辦奠定了基礎。

　　5、建立公文限期歸還制度和催辦制度，講究督辦和催辦技巧。建立公文限期歸還制度有利於培養良好的工作習慣，樹立雷厲風行的工作作風，提高公文運轉速度，提升行政工作效率。要明確公文歸還期限，特急公文當即辦理，緊急公文當日辦畢，普通公文或涉及多個部門的公文三日內辦結。建立公文催辦制度有利於提高公文辦理效率，改善工作作風，提高管理水平。為保證公文處理的時效性，避免誤時誤事，工作人員要根據輕重緩急向有關部門詢問落實情況，並催促他們按時完成領導交辦的任務。要明確專人負責公文的登記和催辦，以制度化的工作確保上級檔案精神和領導批示落實到位。

　　催辦公文要講究方式方法。閱文領導外出或來不及閱看公文時，工作人員應有相應預案，比如非密級公文可影印後下發，便於承辦部門及時辦理，也可電話請示或根據慣例辦理，確保不耽擱不延誤。催辦物件為領導時，要掌握催辦藝術和技巧，比如利用此次公文傳閱機會詢問上次傳閱的公文，或是將公文傳閱夾放在醒目位置，領導自會明白工作人員的苦心。