電子檔案管理論文

　　電子檔案的管理如何適應資訊化時代的步伐，做到與時俱進，不斷創新發展，已成為日益關注和研究解決的新問題。下面是小編整理的，希望你能從中得到感悟!

　　篇一

　　淺談電子檔案的管理

　　摘 要：該文闡述管理電子檔案的措拖，並從保證電子檔案的真實性、完整性、可讀性和安全性出發，提出對電子檔案實施科學管理的具體措施和技術手段。

　　關鍵詞：電子檔案; 產生; 特點; 管理; 措施

　　中圖分類號：F273 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315***2012***08-178-001

　　電子檔案的管理如何適應資訊化時代的步伐，做到與時俱進，不斷創新發展，已成為日益關注和研究解決的新問題。

　　1.電子檔案的產生

　　由於辦公自動化的進一步發展和深化，特別是電子計算機和通訊技術相結合形成了資訊科技產業，使過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、影象、文獻資料、商業資訊等，都可以用電子計算機進行，由此而產生了電子公文、電子圖書、電子圖形影象、電子文獻資料等，這些都是屬於電子檔案。具有檔案儲存價值的電子檔案，必須要歸檔保護。

　　2.電子檔案的特點

　　電子檔案是指能被計算機識別、處理、儲存在磁碟或光碟等介質上，並可在網路上傳遞的程式碼順序，是以程式碼形式記錄於磁帶、磁碟、光碟等載體上，依賴計算機系統存取並可在網路上傳輸的檔案。將電子檔案歸檔後即形成電子檔案。由於電子檔案的傳輸快捷性、可複製性等優點，使得無紙化辦公成為現實。電子檔案的主要特點可概括為：電子檔案不再是直觀的紙質檔案，需要利用現代辦公裝置才能閱讀。電子檔案可以直接由計算機等現代辦公裝置迅速地處理傳遞。電子檔案是可共享，不受時間、地域的影響，儲存環境對溫溼度、防磁性要求較高。

　　3.電子檔案的保管

　　3.1電子檔案必須以離線方式進行儲存。實際用於電子檔案儲存的介質主要有磁帶、軟盤和光碟等，其中光碟屬首選。光碟作為新型的存貯載體，比磁帶、軟盤更具有抗干擾能力和結構穩定性，有利於歸檔電子檔案的長期儲存。因此，提倡檔案部門配備光碟燒錄儀，將歸檔電子檔案轉儲到光碟上。

　　3.2光碟的存放和使用必須規範。應將光碟置於盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光碟翹曲。在使用過程中應避免磨擦和劃痕，造成光碟損傷和資料丟失。存放電子檔案光碟的環境應保持良好的溫溼度，高溫會使光碟氧化、變形或老化，潮溼會使光碟片黴變。為此光碟存放溫度宜控制在14-24℃，相對溼度宜控制在40%-65%。

　　3.3電子檔案的保管需要不斷地更新裝置。當電子檔案使用某種電子資訊科技和裝置將其記錄於儲存載體之後,就永遠離不開支援這種載體的技術和裝置環境。

　　4.使用和管理電子檔案中遇到的困難

　　目前電子檔案的簽署技術不普及，不能為每一份電子檔案印章或親自簽名，也就無法藉助印章或簽署的字跡來判斷一份電子檔案是否為原件。在網路上傳遞的電子檔案也有可能被非法截獲或更改。

　　電子檔案製作過程的虛擬化使得電子檔案容易被修改，對其原件的界定難以實現。在不同時間不同地點由不同人獲得同一內容檔案可以毫無區別，無法區分其中哪個是“原件”和“影印件”。電子檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字型、字號將電子檔案輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

　　5.解決存在的電子檔案資訊保安的管理技術

　　電子檔案是高科技的產物，資訊保安技術對於維護電子檔案的原始性、真實性至關重要。目前這方面的管理技術主要有：

　　5.1身份驗證。為了防止無關人員進入系統對檔案或資料訪問，有些系統需要對使用者進行身份驗證，如果驗明他為合法使用者，可接受他進入系統相關的業務訪問，如果驗證不合格，該使用者就會被拒之系統門外。

　　5.2加密技術。採用加密技術可以確保電子檔案內容的非公開性，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對於傳輸中的電子檔案具有很好的保護效果。

　　5.3防寫措施。即在軟體中採用的將檔案設定為“只讀”狀態，在這種狀態下，使用者只能從計算機上讀取資訊，而不能對其做任何修改，有效地防止了使用者更改電子檔案內容，保持電子檔案的原始性和真實性。

　　5.4簽署技術。對電子檔案進行簽署的目的在於證實該份檔案確實出自作者，其內容沒有被他人進行任何改動。電子檔案的簽署技術一般包括證書式數字簽名和手寫式數字簽名。

　　上述技術措施在資訊網路中的廣泛運用，對於證實電子檔案內容的真實、可靠，保證電子檔案在儲存、傳輸過程中的安全、保密，防範對電子檔案的非法訪問和隨意改動，都具有很好的效果。

　　6.加強電子檔案管理的主要措施

　　資訊科技和網路技術的迅速發展，使得電子檔案在各個領域發揮著越來越重要的作用，如何加強電子檔案的儲存是電子檔案管理者急需解決的問題。

　　6.1解決好電子檔案的儲存問題。電子檔案的載體材料是磁性物質和光碟。磁性物質極易受外磁場影響而導致退磁、消磁，光碟是利用鐳射進行資訊存取的，它由盤基、記錄介質和保護層等部分組成，而目前光碟常用的記錄介質不穩定、易氧化、易與鹼溶液發生反應。所以要長久儲存電子檔案，需要定期進行復制，以防止資訊損失。

　　6.2建立電子檔案。目前，正處於紙質檔案和電子檔案並存的過渡期，認真做好歸檔的電子檔案的技術處理工作顯得尤為重要。新型電子檔案材料的歸檔勢在必行，要求檔案工作者必須深入到現行檔案工作領域，從保護電子檔案的原始資訊入手，通過技術處理，將已歸檔的電子檔案改為“只讀性”檔案，即只能讀不能寫的不可更改的檔案，從而識別和保護電子檔案的原始結構，保證電子檔案的可靠性。

　　6.3提高電子檔案管理人才的業務素質。面對調整發展的資訊時代，管理者必須拓寬知識面、優化知識結構，既要具備電子檔案管理的基礎知識，不僅要熟練地掌握管理工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術、電子計算機軟硬體技術、數字通訊技術等，努力成為適合資訊時代發展的複合型人才。

　　電子檔案與傳統的辦公條件下產生的紙質檔案相比具有獨特的優越性，它對檔案資訊傳遞、資料共享提供了極大的便利，在很大程度上提高了辦公室工作的質量和效率，電子檔案的管理與利用已成為今後努力的發展方向。隨著實踐的深入和發展，我們將不斷加深對電子檔案的認識，不斷完善歸檔電子檔案的管理，更好地服務於地方經濟建設和社會事業發展。

　　參考文獻：

　　[1]王雲慶.現代管理學[M]青島：青島出版社2002

　　[2]馮惠玲.電子檔案管理教程[M]中國人民大學出版社2003

　　[3]劉越男.電子檔案管理流程的變化及其引發的思考[J]中國檔案2001

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