公司收發快遞管理規定範文

　　為進一步規範公司快遞物品的收發管理，節約公司快遞成本，公司制定了收發快遞管理規定。下面是公司收發快遞管理制度的內容，歡迎參閱。

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　　1.總則：

　　為了規範公司辦公所需快遞物品的接收分發管理，避免造成丟失、損壞及其他不必要的損失，特制定本辦法。

　　2.範圍：

　　本公司所有員工

　　3.定義：

　　3.1 快遞物品：指公司及員工因工作和個人需要，接收到的快遞物品，包括信件、檔案、資料，貨物以及其他貨品等。

　　3.2公司性快遞件：指公司及員工因工作需要，接收到的快遞物品。

　　3.3非公司性快遞件：指員工因個人需求，接收到的快遞物品。

　　4. 職責與權責：

　　4.1：辦公室接待室：負責公司快遞物品的接收分發管理。

　　4.2：其他部門：負責部門快遞物品的接收。

　　5.公司性快遞件接收執行說明：

　　5.1事前確定收到快遞的簽收與分發***各部門辦理業務時已知要到達的快遞，包括合同往來件、購置物品等***

　　5.1.1各部門辦理快遞時，應確定具體聯絡人，向快遞公司提出到貨電話通知。

　　5.1.2各部門確定有快遞物品即將到達前，應提前通知辦公室接待室做好接收準備。

　　5.1.3快遞到達後，快遞公司電話通知各部門具體負責辦理人員，由各部門具體負責辦理人員直接驗收簽收。

　　5.1.4各部門具體辦理人員無法現場接收，可委託他人驗收簽收。也可通知辦公室接待室，由公司辦公室接待室簽收，並在《郵件簽收登記表》登記，物品接收人要在《郵件簽收登記表》上簽字接收，以備查驗核對。辦公室接待室不承擔驗收責任。

　　5.1.5辦公室接待室收到快遞不做通知，各部門具體負責人員應在當天領取，每超過一天***50元，週六、週日休息期接收的快遞，次週一必須領取。

　　5.2未知快遞件接收

　　5.2.1快遞到達後，由公司辦公室接待室簽收，並在《郵件簽收登記表》登記，並做好外包裝驗收，外包無破損進行接收，並通知有關部門領取，有關部門必須在接到通知當天完成領取。

　　5.2.2快遞到達後，由公司辦公室接待室外包裝驗收有破損，公司辦公室接待室不做接收，並聯繫有關部門現場驗收接收。

　　5.2.3無法確定具體負責部門的快遞件，外包裝無破損，由辦公室接待室直接接收;外包裝有破損，由辦公室負責人現場驗收無問題接收，並根據具體內容進行呈報，請示領導分發。

　　5.2.4物品接收人要在《郵件簽收登記表》上簽字接收，以備查驗核對。

　　5. 3除特殊情況外，如貨物中指定的接收人不在，原則上不得由他人代簽，如因此造成貨物遺失，短少或調包等後果，代簽人需承擔全部責任。

　　6.非公司性快遞件接收執行說明：

　　6.1快遞接收

　　6.1.1在辦理個人快遞時，應向快遞公司提出到貨電話通知。

　　6.1.2快遞到達，快遞員電話通知個人後，個人電話委託接待室簽字接收，接待員未接到委託通知不應接收。

　　6.1.3接待員接受委託後，簽字接收快遞，但不承擔驗貨、清點和質量責任。

　　6.2快遞領取

　　6.2.1個人快遞必須在接待員接收當日領取，接待員不作通知，延期不負保管責任。

　　6.2.2本人無法領取時，應委託同事領取。

　　6.2.3行政人員週六、週日到達快遞，次週一必須完成領取。

　　6.2.4個人快遞領取時，要在《郵件簽收登記表》上簽字接收，以備查驗核對。

　　6. 附件

　　6.1 《郵件傳送登記表》

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　　一、 目的

　　為進一步規範公司快遞物品的收發管理，節約公司快遞成本，確保公司快遞、信件的收發工作及時、準確，特制定本規定。

　　二、 範圍

　　本規定中所指的快遞收發均指公司員工因工作所需，向外部寄送或外部寄至內部到付取件，從而實際產生公司快遞費用支出的活動。

　　三、 權責

　　3.1、行政前臺、值班人員：負責公司快遞物品的收件管理。

　　3.2、物流部： 負責公司郵件、快遞物品的收發管理。

　　3.3、各部門： 對本部門的快遞費進行管控、寄件人必須按照本辦法規定的寄件要求寄發快遞。

　　四、 作業要求：

　　4.1、快遞的接收

　　4.1.1、行政部前臺、當天值班人員或物流部在收到快遞時，應核對以下內容：①收件人是否為本公司人員，若收件人非公司人員，應當場退回;②優先通知收件人本人簽收;③檢查信件、快遞包裝是否完好無損;④瞭解清楚付費情況***如是到付，需聯絡收件人收件或電話知會收件人，收件委託其他人簽收處理***;④快遞物品與《快遞單》內容***特別是託寄內容***是否無誤。

　　4.1.2、在《快遞單》收件人簽名處簽上本人的名字，並註明日期和時間，然後在《快遞簽收記錄表》上登記快遞情況***收件人本人簽收快遞可不登記***;

　　4.1.3、通知快遞收件人到前臺領取，快遞收件人在《快遞簽收記錄表》上簽字接收，特殊情況下，收件人不在公司，可拔打手機號碼告知對方，快遞收件人若交待告知部門同事幫忙代領，代領取人必須在《快遞簽收記錄表》上簽字確認，以備查驗核對。

　　4.1.4、如是到付件，收件人應提前填寫《快遞收發申請表》***返修機有維修退貨單的除外***，交上級主管批准後交物流部簽收、報銷。

　　4.2、快遞的傳送

　　4.2.1、因工作需要，需向外部寄送檔案、資料、樣板、貨物及其他物品者必須填寫《快遞傳送申請表》***有出貨申請單、維修送貨單及快遞費用不是公司付款的除外***經部門負責人審批後，方可將《快遞傳送申請表》、《快遞單》、快遞物件一起交往物流部，由物流部聯絡快遞公司統一發送。***各需求部門於每日16:30前提出需求***，《快遞傳送申請表》未經部門負責人審批的，物流部可拒接受理，且快遞費用可酌情不予報銷，或本人承擔相關費用。

　　4.2.2、發貨人自行清點及打包好物品***發貨人應打包紮實確保在運輸過程中安全可靠***，交到物流部，對於打包有問題的物品，物流部有權拒發該物品。

　　4.2.4、填寫快遞單：用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資料***地址、收件人、***、郵編等***。

　　4.2.5、底單按月份與登記表一同儲存，月底結算快遞費用;物流部負責核對費用清單，核對無誤須經分管領導簽字稽核，總經理批准後，由財務部進行支付。

　　4.3、寄件、付費相關規定

　　4.3.1、快遞公司選擇參照表：

　　4.3.2、選擇的原則是合理、負責任、低成本;寄件人必須根據所寄物品的性質，合理、負責任的選擇價效比高的快遞公司，以低成本完成寄件;能以普通郵寄處理的不選擇快遞。

　　4.3.3、針對各客戶返回返修機***指已過保***，往返快遞費一律由客戶支付，經批准的特殊情況除外;

　　4.3.4、針對各客戶返回返修機***指未過保***，雙方***指我司、對方***寄出快遞一律由雙方自付快遞費運;特殊情況下客戶發貨採用到付的，返修機器返回客戶時，也採用到付的支付方式;且不可採用順豐、EMS、航空***選擇以上的需客戶支付***等快運，只可採取物流、普通快遞***廣東省內採用普通快遞***。

　　4.3.5、公司給各總代理、加盟商等所有客戶的出貨***包含成品、收費配件等***一律以《出貨申請單》上批准的***包含快遞公司、物流方式、付款方式等***為準執行;

　　4.3.6、客戶申請的配件首重內可優先選擇順豐快遞***超首重的選擇順豐、EMS、航空等快運，發前應該先與客戶溝通快遞方式***，運費全部以到付方式;

　　4.3.7、所有發票均可以選擇EMS***優先***、順豐快遞配送;

　　4.3.8、普通訊函、賀卡等均選郵政，以平信方式郵寄。

　　4.4、費用管控

　　4.4.1、所有發件費均掛到發件部門，月底物流部提供發件清單，並做好費用統計，發件部門負責人簽字確認，並交給財務存根。

　　4.4.2、對於快遞費過高的部門，部門負責人應進行分析，並制定整改措施交後交財務部。

　　4.4.3、物流部每月有1500元快遞備用金，收件或寄件超過100元以上的，指定收件人或寄件人應該提前知會物流部。

　　4.4.4、如發生物流部提貨寄回公司物品***含採購物料、返修機***產生的費用，將歸各業務部門費用核算。

　　4.5遺損件索賠

　　4.5.1寄***收***件人發現所寄***收***快遞發生遺失或損壞的，應第一時間將單號報到前臺或物流部，由前臺或物流部與快遞公司跟進索賠，寄件人須給予相關配合。

　　4.5.2前臺或物流部須對每單索賠件記錄在《快遞遺失/損壞登記表》上，便於查詢和統計快遞件的遺失/ 損壞率和評價供應商的服務能力。

　　4.6、其它要求

　　4.6.1、嚴禁公費寄私人物品，一經發現按該單快遞費的10倍處罰。

　　4.6.2、嚴禁私自寄公司產品，一經發現按該產品市場價值的5-10倍處罰，情節嚴重者視同偷盜，並追究其刑事責任。

　　4.6.3、為便於寄回公司物品損壞時的索賠，如需選擇公司合作之外的物流公司，必須選擇有資質能出具發票的快遞物流公司。

　　4.***、公司所有寄件的快遞單統一由物流部保管***保管期為三年***，便於對賬和查詢。

　　4.6.5、為了保證前臺、物流部已簽收快遞的安全和維護公司前臺的形象，要求收件人或委託人必須在前臺、物流部通知後即時將收件從前臺領走***下班簽收的快遞除外***，如果當天未領走的，每超1天對收件人可記績效投訴一次。

　　4.6.6、各相關部門應知會寄件人***供應商、客戶等***，儘量選擇與公司有合作關係的快遞公司***順豐、德邦、龍邦、韻達、盛翔穎***，重要檔案採用順豐快遞。

　　4.6.7、所有寄出快遞需經物流部寄出，未經物流部同意寄出的快遞由相關部門自行處理。

　　五、 相關單據：

　　5.1、快遞傳送申請表

　　5.2、出貨申請單

　　5.3、物流跟蹤表

　　5.4、快遞簽收記錄表

　　5.5、快遞遺失/損壞登記表

　　六、 執行時間：凡以往發文與本文不一致的，以本文為準《快遞收發管理規定》從二0一三年二月一日起開始執行。

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　　1.目的

　　規範公司收、發快遞管理，防止快遞丟失，降低執行風險，控制物流成本。確保公司快遞的收發工作及時、準確、高效。

　　2.適用範圍

　　適用於公司全體員工。

　　3. 定義：

　　快遞物品：指公司員工因工作需要，寄送或收取的檔案資料、產品樣品、貨物以及其他與工作相關貨品等。

　　3.權責

　　3.1人力資源部負責快遞簽收工作，並對收取的快遞件進行登記，及時通知收件人領取，對於未被領取的快遞，賦有保管義務***保管期限為簽收快遞件當天17：15前***。

　　3.2收發快遞相關人員必須遵照本規定執行。

　　4.內容

　　4.1

　　4.1.1快遞公司的選擇：選擇的原則是高效率、低成本。寄件人必須根據所寄物品的性質與緊急程度，合理、準確地選擇價效比高的快遞公司。前臺對寄件人所選快遞公司的合理性進行評定。

　　4.1.2填寫快遞單：由寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資料***地址、收件人、***、郵編等***。

　　4.1.3檢查與包裝：人力資源部負責對寄件的檢查稽核，並把所寄物品的屬性進行詳細登記，檢查稽核通過後，由寄件人按照快遞公司的包裝要求進行包裝，並把快遞單貼於包裝盒上。

　　4.1.4前臺***電話***通知快遞公司來公司收件，並保留寄件單據。

　　4.2寄件規定

　　4.2.2重型物件***達5kg以上的非貴重配件***、產品樣品、普通資料類原則上均選一般的快遞公司***非順豐快遞***，若是特急件，分管副總審批後可選順豐快遞等郵寄方式。

　　4.2.3普通訊函、賀卡等均選郵政，以平信方式郵寄。

　　4.2.4嚴禁公費寄私人物品，一經發現按該單快遞費的5-10倍處罰。

　　4.2.5嚴禁私自寄公司產品，一經發現按該產品市場價值的5-10倍處罰，情節嚴重者視同偷盜，並追究其刑事責任。

　　4.2.6前臺每月對所有寄件費用按部門進行統計，發件部門負責人簽字確認。

　　4.3收件規定

　　4.3.1不需支付到付快遞費的快遞收件由前臺簽收、登記後，應及時通知相關部門責任人簽字領取。

　　4.3.2需支付到付快遞費的快遞收件，前臺應及時通知收件人辦理付款手續收件。

　　4.3.3貴重物品和公司祕密檔案，原則上由前臺通知收件人到前臺自領，如收件人無法領取時，由前臺與收件人確認後再辦理代收手續。

　　4.3.4前臺簽收所有快遞件必須進行登記，並讓收件人簽收，若收件人不在，可通知部門相關人員直接簽收。

　　4.3.5公司所有寄件的快遞單統一由前臺保管***保管期為一年***，便於對賬和查詢。

　　4.3.6為了保證前臺已簽收快遞件的安全和維護公司前臺的形象，要求收件人***代收人***必須在前臺通知後即時將快遞件從前臺領走，如當天未領走的，每超1天對收件人***50元。

　　4.3.7前臺已簽收的快遞件並通知收件人來領取的，如當天未領走造成遺失或損壞由收件人自行負責。

　　4.4遺損件索賠

　　4.4.1寄***收***件人發現所寄***收***快遞發生遺失或損壞的，應第一時間將單號報到前臺，由前臺與快遞公司跟進索賠，寄***收***件人須給予相關配合。

　　4.4.2前臺須對每單索賠件記錄在《快遞件遺失/損壞登記表》上，便於查詢和統計快遞件的遺失/損壞率和評價快遞公司的服務水平。

　　4.5附件

　　4.5.1《快遞件收發***簽收***登記表》