山東大學檔案管理規定

　　根據《高等學校檔案工作規範》和《高等院校檔案管理辦法》的有關規定製定了《》，下面小編給大家介紹關於的相關資料，希望對您有所幫助。

　　山東大學檔案管理條例

　　第一章 總 則

　　第一條 為規範學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，教育部、國家檔案局令第27號《高等學校檔案管理辦法》，結合學校的實際情況，制定本辦法。

　　第二條 本辦法所稱的學校檔案，是指我校從事招生、教學、科研、管理、醫療、生產、基本建設、對外交流、服務社會等活動直接形成的對學生、學校和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

　　第三條 檔案工作是高等學校重要的基礎性工作。學校將之納入整體發展規劃，納入學校管理制度，納入相關人員的工作職責，納入領導議事日程和目標責任制，在佈置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，佈置、檢查、總結、驗收檔案工作。

　　第四條 學校檔案工作貫徹統一領導 、分級管理、集中保管的原則。

　　第五條 全校師生員工都有保護檔案和利用開放檔案的權利和義務。

　　第二章 體制與機構、人員設定

　　第六條 學校檔案工作由校長負責，由一名分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。學校檔案工作接受教育主管部門及省級檔案行政管理部門的指導、監督與檢查。

　　第七條 學校設立檔案管理委員會，具體負責組織協調、研究、解決檔案工作中的重大問題。

　　第八條 學校設立檔案館，直屬學校領導，完成學校檔案管理委員會下達的各項任務。各附屬醫院、校辦產業設檔案***分館***室，受所屬校區、醫院等和檔案館雙重領導。其他特殊部門經學校檔案管理委員會批准，可設立專門檔案室，專人負責。

　　第九條 學校檔案館具有檔案行政管理和檔案業務管理與服務雙重職能。其職責是：

　　*** 一 ***貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作;

　　*** 二 ***擬訂學校檔案工作規章制度，並負責貫徹落實;

　　*** 三 ***負責接收 *** 徵集 *** 、整理、鑑定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料;

　　*** 四 ***編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案資訊資源;

　　*** 五 ***組織實施檔案資訊化建設和電子檔案歸檔工作;

　　*** 六 ***開展檔案的開放和利用工作;

　　*** 七 ***開展學校檔案工作人員的業務培訓;

　　*** 八 ***利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能;

　　*** 九 ***開展國內外檔案學術研究和交流活動。

　　第十條 學校檔案館設館長一名，設副館長二名。

　　館長、副館長，應當具備以下條件：

　　*** 一 ***熱心檔案事業，具有高階以上專業技術職務任職經歷;

　　*** 二 ***有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神;

　　*** 三 ***年富力強，身體健康。

　　第十一條 學校檔案館配備專職檔案工作人員。 檔案工作人員列入學校事業編制。編制人數根據所藏檔案數量和工作任務確定。

　　第十二條 各單位應加強對檔案工作的領導，必須有一名負責人分管該單位的檔案工作，並配備一名或數名專兼職檔案員負責本單位檔案的收集、積累、整理、立卷和移交工作。

　　第十三條 專兼職檔案工作人員應當認真執行黨和國家的方針政策，遵紀守法，愛崗敬業，忠於職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。專兼職檔案員隊伍應當保持相對穩定。

　　第十四條 學校檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

　　第十五條 對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，保障其依法享有相關待遇，並按照有關規定予以補助。

　　第三章　檔案管理

　　第十六條 學校要建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期佈置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

　　第十七條 學校檔案材料的歸檔範圍是：

　　***一***黨群類：主要包括學校各級黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議檔案、會議記錄及紀要;各黨群部門的工作計劃、總結;上級機關與學校關於黨群管理的檔案材料。

　　***二***行政類：主要包括學校行政工作的各種會議檔案、會議紀錄及紀要;上級機關與學校關於人事管理、行政管理的材料。

　　***三***學生類：主要包括學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

　　***四***教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的檔案材料。

　　***五***科研類：按原國家科委、國家檔案局釋出的《科學技術研究檔案管理暫行規定》***國檔發 [1987]6 號***執行。

　　***六***基本建設類：按國家檔案局、原國家計委釋出的《基本建設專案檔案資料管理暫行規定》***國檔發[1988]4號***執行。

　　***七***儀器裝置類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器裝置的全套隨機技術檔案以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的檔案材料。

　　***八***產品生產類：主要包括學校在產學研過程中形成的檔案材料、樣品或者樣品照片、錄影等。

　　***九***出版物類：主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

　　***十***外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料;學校聘請的***專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料;學校開展校際交流、中外合作辦學、***辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料;學校授予***人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

　　***十一***財會類：按財政部、國家檔案局釋出的《會計檔案管理辦法》***財會字[1998]32號***執行。

　　***十二***其他類：主要包括聲像檔案、人物檔案、其他專題檔案等

　　第十八條 學校檔案按照《山東大學檔案工作業務規範》進行系統整理、科學分類與管理。

　　第十九條 歸檔的檔案材料要求質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規範和標準的要求。電子檔案的歸檔要求按照國家和學校有關標準執行。紙質檔案材料和電子檔案材料應當同步歸檔。

　　第二十條 學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。學校各部門、各課題組的專兼職檔案工作人員應當按照學校檔案整理歸檔的有關要求，組織本部門或本課題組的教學、科研和管理等人員及時整理檔案。其職責是：

　　***一***按照檔案材料的自然形成規律組卷;

　　***二***編制相應的頁號或者件號;

　　***三*** 完成資訊著錄，製作規範的卷內目錄、移交目錄;

　　***四***經由本部門或課題組檔案工作負責人審查合格後，向學校檔案館移交。

　　第二十一條 學校檔案材料歸檔時間為：

　　***一***學校各部門應當在次學年 6 月底前歸檔;

　　***二***各院系等應當在次學年寒假前歸檔;

　　***三***科研類檔案應當在專案完成後兩個月內歸檔，基建類檔案應當在專案完成後三個月內歸檔;

　　***四*** 辦公自動化產生的電子檔案實時歸檔。

　　第二十二條 學校檔案館負責對檔案進行整理、分類、鑑定和編號。

　　第二十三條 檔案館要定期組織檔案鑑定。要按照國家檔案局《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去儲存價值的檔案，要登記造冊報校長批准後，予以銷燬。未經鑑定和批准，不得銷燬任何檔案。

　　第二十四條 學校與其他單位分工協作完成的專案，學校應當至少儲存一整套檔案。協作單位要將承擔任務有關的檔案複製件送交學校檔案館儲存。

　　第二十五條 學校中的個人在從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，要按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。

　　對於個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，學校檔案館可以通過徵集、代管等形式進行管理。

　　第二十六條 檔案館應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向分管校領導報告，及時處理。

　　檔案庫房的技術管理工作，要建立、健全有關規章制度，由專人負責。

　　第二十七條 檔案館應採用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、黴變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應及時修復或者複製。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。

　　第二十八條 檔案館負責檔案統計年報，並按照國家有關規定，向上級及有關部門報送。

　　第二十九條 檔案是學校資訊資源的重要組成部分。學校要加大力度推進檔案資訊化建設，以實現檔案實體的保護和檔案資訊資源共享。

　　第四章　檔案的利用與公佈

　　第三十條 學校檔案館設立專門的開放閱覽室，編制必要的檢索工具 ，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為利用檔案創造便利條件。

　　第三十一條 檔案館要按照國家有關規定公佈檔案。未經學校授權，其他任何組織或者個人無權公佈學校檔案。

　　屬下列情況之一者，不對外公佈：

　　*** 一 *** 涉及國家祕密的;

　　*** 二 *** 涉及專利或者技術祕密的;

　　*** 三 *** 涉及個人隱私的;

　　*** 四 *** 檔案形成單位規定限制利用的。

　　第三十二條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和範圍並履行相關登記手續後，均可以利用已公佈的檔案。

　　***組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。

　　第三十三條 查閱、摘錄、複製未開放的檔案，應當經檔案館館長批准。涉及未公開的科技檔案，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請學校校長審查批准。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家祕密，須經學校保密工作委員會批准。

　　第三十四條 檔案館提供學校重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，須經檔案館館長批准。

　　第三十五條 加蓋學校檔案證明專用章的檔案複製件，與原件具有同等效力。

　　第三十六條 學校檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構。學校檔案館要為社會利用檔案提供便利。用於公益目的的，不得收取費用;用於個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，檔案館無償和優先提供。

　　第三十七條 寄存在學校檔案館的檔案，歸寄存者所有。學校檔案館如果需要向社會提供利用，應當徵得寄存者同意。

　　第三十八條 檔案館應當積極開展檔案的編研工作。採取多種形式 *** 如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等 *** ，積極開展檔案宣傳工作。

　　第五章　條件保障

　　第三十九條 學校將檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。

　　第四十條 學校為檔案館提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。檔案庫房和業務用房，必須符合國家《檔案館建築設計規範》的要求，並配置恆溫、恆溼裝置，做到防火、防盜、防水、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等標準要求。

　　存放涉密檔案，聲像、電子檔案等特殊載體的檔案應當設有專門庫房，配備相應的裝置，確保檔案儲存的安全。

　　第四十一條 學校設立專項經費，為檔案館配置檔案管理現代化、檔案資訊化所需的裝置設施，加快學校數字檔案館建設，保障檔案資訊化建設與學校數字化校園建設同步進行。

　　第六章　獎勵與處罰

　　第四十二條 學校對在檔案工作中做出貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：

　　*** 一 ***在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的;

　　*** 二 ***在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的;

　　*** 三 ***在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的;

　　*** 四 ***將重要的或者珍貴的檔案捐贈給學校檔案館的;

　　*** 五 ***同違反檔案法律法規的行為作鬥爭，表現突出的。

　　第四十三條 有下列行為之一的，學校將按照國家監察部等關於《檔案管理違法違紀行為處分規定》，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，給予相應處分;構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

　　*** 一 ***玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷燬檔案的;

　　*** 二 ***違反保密規定，擅自提供、抄錄、公佈檔案的;

　　*** 三 ***塗改、偽造檔案的;

　　*** 四 ***擅自出賣、贈送、交換檔案的;

　　*** 五 ***不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的;

　　*** 六 ***其他違反檔案法律法規的行為。

　　第七章 附 則

　　第四十四條 各附屬醫院、校辦產業等根據本辦法制定管理細則。

　　第四十五條 本辦法自發布之日起施行。

　　第四十六條 本辦法由學校檔案管理委員會負責解釋。