檔案索引表是什麼?

General 更新 2024-11-19

檔案目錄索引表怎麼做啊，是怎麼個表格啊？

就是列張表格，把檔案內資料的標題分類按順序依次列出即可。

如：

1.XXXXXX

1.1XXXXXX

1.2XXXX

2.XXXXXX 2.1XXXXX

檔案目錄索引怎樣去做?怎樣整理檔案？

先把的收集的文檔整理一遍，然後分好類，再按時間或文號順序排列，按每收集打印頁碼，按順序填寫目錄，最後裝訂成冊，把每本檔案編號歸檔即可了。

檔案參考資料包括

所謂檔案參考資料是指檔案收藏部門,根據檔案內容綜合編寫而成的一種書面形式的檔案信息素材。編寫檔案參考資料是檔案館、檔案室開展檔案利用服務的方式之一。它可以直接滿足某些利用者的需要,並且在一定程度上為利用者提供比較系統的檔案檢索線索。

編寫檔案參考資料的一般方法是:

(1)編寫計劃的擬定。在所擬定的編寫計劃之中,應寫明所要編寫的參考資料的名稱、編寫目的、內容範圍、結構體例,以及編寫工作的人員組織安排和計劃完成編寫任務的時間等。

(2)選擇、收集、摘錄檔案材料。一般的方法是通過查閱有關的檔案檢索工具,如案卷目錄、文件目錄、專題目錄、分類目錄、專題指南、全宗指南等,查找到有關檔案史料的收藏線索,然後,經過對有關檔案的閱讀和篩選,選取相關的檔案資料,並且進行必要的摘錄。選擇和收集材料,一般應從包含與編寫主題內容聯繫最多的全宗或類別著手,然後在查找其他相關的檔案資料。此外, 在進行此項工作時,還應注意根據所編參考資料的性質,使用範圍,確定有關材料的取捨,並對某些檔案所記錄的內容,作必要的考訂加工。

(3)綜合加工編寫。即對所選定摘抄下來的相關材料,按照一定的編寫體例,撰寫成文。在具體編寫過程中,除了需要對原材料進行必要的編輯加工外,還應注意堅持正確的思想觀點,保證為檔案用戶提供耽容可靠,考訂準確,結構嚴謹的檔案素材。此外,為了便於檔案用戶瞭解有關參考資料的編寫目的、用途、材料、來源、可靠程度、選材原則、結構體例、專有名詞術語、人物史實、人名、地名、簡稱等方面的情況,應當為檔案參考資料編寫序言、註解、索引、簡稱表,並指明材料的來源(檔號)。

檔案編號

檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制　　（一）全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字. 　　（二）目錄號編制。填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重複的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特徵代碼。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，並另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重複的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。　　1、一級類目的目錄號採用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業務檔案（如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。　　2、採用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。　　3、目錄號編制示例　　業務檔案目錄號 y1 代表永久類的業務檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業務檔案；y3 代表短期（或10年）類的業務檔案。　　（三）案卷（件）號、頁號　　1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現重複的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。　　2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先後順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑑定、整理、排列後編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。　　3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。　　四、檔案整理的質量要求：　　（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特徵，使文書材料之間的聯繫緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水；收集工作應立足本單位,注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章......

投標評審因素索引表怎麼填

1商務標60

2技術標40

(1)施伐總體佈置的合理性5

(2)施工方法及進度安排的可行性6

(3)配置的施工設備和主要管理人員的充足性、適應性4

(4)質量保證體系及控制措施的可靠性4

(5)企業資信8

(6)施工經驗8

（7）財務狀況5

合計100

什麼叫資料索引？要快，在線等。。

應該類似目錄的吧，指引讀者快速找到要找的資料

請求標準的文書檔案目錄格式

簡歷一級科目、二級科目和分類編號，按照一級科目逐步細分，每個二級科目都要建弗檔案盒，並建立檔案索引。可以參考一下下面的表格。

檔案分類編號表

一級類目名稱二級類目名稱分類號基本範圍

XXXXXX

（A） A11

A12

A13

XXXXX

（B） B11

B12

B13

B14

XXXXX

（C） C11

C12

C13

C14

C15

C16

C17

XXXXX

（D） D11

D12

D13

D14

D15

XXXX

（E） E11

E12

E13

E14

我是做檔案管理的，請問一下如何在excel表格中建立目錄索引？當輸入合同中的關鍵字後就可以找出它？謝謝

需要用到數組公式的。

要用index,samll,if和row四個函數的。這個比較難說。我弄了個圖給你看看，不懂再復我吧！

EXCEL表1 和表2 都有檔案號姓名金額 3個字段，按照檔案號索引並替換金額，即相同的檔案號的人的金額

假設

表1的名字叫Sheet1，A、B、C列分別是檔案號、姓名、金額

表2的名字叫Sheet2，A、B、C列分別是檔案號、姓名、金額

兩個表的第一行都是表頭，數據從第二行開始。

在Sheet2的C2單元格輸入公式

=VLOOKUP(A2,Sheet1!A:C,3,0)

然後向下填充就好了。

突然想到，額外問一句，是不是相同的檔案號裡有不同的人名字？如果是的話那就不能用這個公式。我給你另外一個。

假如是這樣的情況的話，公式需要換成這樣的：

Excel 2007\2010版：=VLOOKUP(A2&B2,IF({1,0},Sheet1!$A:$A&Sheet1!$B:$B,Sheet1!$C:$C),2,0)

Excel 2003版：=VLOOKUP(A2&B2,IF({1,0},Sheet1!$A2:$A65536&Sheet1!$B2:$B65536,Sheet1!$C2:$C65536),2,0)

然後，不管哪個版本，輸入完公式後不要按回車，按ctrl+shift+回車，之後公式會被自動加上一個大括號，形成數組。

假如上面的看不懂的話，不要緊，還有一個公式可以幫你= =。。。

假設你的Sheet1的最後一行是200行，那麼在Sheet2的C2輸入公式：=SUMPRODUCT((Sheet1!$A$2:$A$200=A2)*(Sheet1!$B$2:$B$200=B2)*(Sheet1!$C$2:$C$200))