無論是坐在辦公室的文員，還是搞技術的工程師，經常出差的銷售，還是倉庫的管理人員，在工作中都需要寫郵件。
寫郵件並不是簡單的把想說的話寫出來發給別人，而是很有講究的。
這裡分享一些我的意見和經驗，我使用的操作系統是Microsoft Outlook。
工具/原料
電腦
郵箱系統
方法/步驟
新建郵件，回覆郵件或全部回覆。
新建的話，在outlook最左上角的按鈕就是。
如果收到別人的郵件後需要回復，可以在上面點回復或者Ctrl+R(代表Reply)。
如果收到的郵件還抄給了其他人，你需要回復給所有人，可以點全部回覆或者Ctrl+Shift+R。
這裡需要注意的是，回覆和全部回覆要根據具體情況來決定。
就算是回覆，有時候也需要添加抄送人，例如，你請其他部門的同事協助處理一件事兒，他不回覆你。你催他時，就可以抄送他的領導。
還有全部回覆，有的時候不需要讓一個人知道的事情，就可以從抄送列表裡刪除。
新建郵件的話，我的習慣是先寫標題，然後寫正文，最後再寫收件人和抄送人。
先不寫收件人的好處是，防止郵件寫一半時因為誤操作而將郵件發送出去。
但將標題寫出來的好處是，提醒自己這封郵件是幹啥的……還真的有可能寫到一半不知道這封郵件是幹什麼的呢。
說到這裡，就有郵件標題的撰寫講究了。我工作中會收到些將正文寫到標題裡的，一大段，看得鬱悶死了。我覺得，簡明扼要的把郵件的主題表達出來即可，不要超過20個字。
正文。
郵件不同於打電話，可以嘻嘻哈呈，這是正式文檔，我建議使用書面語，而且要簡明扼要。
最好是根據需要分成幾段，層次鮮明些。
郵件不要太長，超過300字的郵件，我就沒有耐心去讀了。
關於簽名。
Outlook可以根據需要設置不同的簽名，例如，正式郵件中的完整簽名，熟人之間的簡潔簽名等。
簽名可以從幾個地方設置。比較方便的是打開一封郵件或新建一封郵件，在上方就有簽名按鈕。點開，可以選擇該郵件使用哪個版本的，或者新建一款簽名。
我的意見是，創建2~3款，根據需要切換。切換的方法，除上在上方選擇，還可以在簽名區域點右鍵，從彈出的對話框中迅速選擇。
重要郵件添加小紅旗。
如果你的這封郵件比較重要，需要對方優先處理，可以在工具欄裡點中“重要性－高”按鈕。
這樣，對方打開郵箱後，就知道應該先處理你的郵件了。
關於附件。
忘記添加附件是幾乎所有人都發生過的失誤，甚至總裁級別的。
所以，最安全的，就是在寫好正文後，添加收件人之前，把附件添上去。當然了，能在寫正文之前就添加是更好的，只是，我們經常需要在寫文件過程中修改附件。
如何添加附件？最簡單的辦法就是將文件直接拖到你正在寫的郵件的對話框中。
比較穩妥的，是點擊上方工具欄中的“附加文件”按鈕。如果文件較多，建議打成一個壓縮包再發送。我的習慣是，如果附件超過五個，我就一定會打包先~~
需要注意的是，如果需要將其它郵件作為附件添加到你的郵箱中，除了使用上方的“附加項目→Outlook項目”外，也可以將郵件直接拖到你的新郵件中。
最後需要說明的是，郵件內容白紙黑字，是不容抵賴的。所以，一定要字斟句酌，好好想想怎麼說先。寫好以後，最好再通讀一遍，看是否有筆誤。雖然筆誤不是大毛病，但總顯得你寫郵件不仔細，如果經常發生筆誤，還會給人留下工作不認真的印象。給別人也就算了，如果給上級留下壞印象，是會影響年底加薪的哦~~~
注意事項
選擇合適的收件人和抄送人，不要遺漏，但也別發給不該發的人。
附件很容易忘添加，最好儘早附上。