採購管理工作職能和職責就是分析行情，彙報決策層，制定年度策略，尋找來源和供貨渠道以及供應商管理和輔導。此外還要進行報價、議價、估價、定價、控制交期、質量和成本和廢料的預防和處理。概況地說，其實採購管理就是用最少的資源購買最優最合適的產品。隨著採購及人力成本的不斷提高，利潤的減少，越來越多的企業把節省成本、提升企業效益的目光轉向了採購管理工作。然而，傳統的採購模式卻顯得後勁不足。
傳統採購是企業一種常規的業務活動過程，即企業根據生產需要，首先由各需要單位在月末、季末或年末，編制需要採購物資的申請計劃;然後由物資採購供應部門彙總成企業物資計劃採購表，報經主管領導審批後，組織具體實施;最後，所需物資採購回來後驗收人庫，組織供應，以滿足企業生產的需要。
方法/步驟
傳統的採購管理模式一般都是靠人工手動完成，除了效率低以外，還存在很多的不足：
1、採購供應雙方都不進行有效的資訊溝通，互相封鎖資訊對稱博弈過程，採購成了一種盲目行為；
2、無法對供應商產品質量、交貨期進行事前控制，經濟糾紛不斷；
3、供需關係是臨時的或短期的合作關係，而且競爭多於合作；
4、響應使用者需求能力遲鈍；
5、利益驅動，暗箱操作，舍好求次、舍賤求貴、捨近求遠，是腐敗溫床；
6、生產部門與採購部門脫節，造成大庫存，佔用大量流動資金。
這些問題的存在然採購工作的質量得不到保證的同時還浪費資源。要實現降低成本的優質採購，必須做出相應的調整。首先，要建立良好及長遠的供應商夥伴關係。其次，重視更積極及策略性關係，重視長遠目標及關係。再次，符合五項“適當”的要求，即；適當的物料：質量良好；適當的數量：物料的管制，經濟訂購量，資金的調動；適當的地點：供應商越近越好，；適當的時間：按照生產計劃；適當的價格：多渠道詢價、比價、自行估價、議價。
面對採購發展的需求，越來越多的企業開始採用現代的採購模式取代傳統的採購管理模式。
現代採購是指運用現代科學的採購技術和方法：
1、通過計算機網路實現資訊收集、供應商選擇、採購、運輸、庫存，全過程使用資訊化、網路化，最大限度地滿足生產需要，降低採購物流成本，實現採購目標的過程。
2，現代採購模式的優勢明顯，順應現代企業的發展需求，很好地彌補了傳統採購模式的不足。
3、現代採購模式可以擴大供應商比價範圍，提高採購效率，降低採購成本。突破傳統採購模式的侷限，從貨比三家到貨比百家、千家、大幅度降低採購費用，降低採購成本，大大提高採購工作效率。
4、現代採購模式實現採購過程的公開化。有利於進一步公開採購過程，實現適時監控，使採購更透明、更規範。
5、現代採購模式實現採購業務操作程式化。必須按軟體規定流程進行，大大減少採購過程的隨意性。
6、現代採購模式促進採購管理定量化、科學化。實現資訊的大容量與快速傳送，為決策提供更多、更準確、更及時的資訊，決策依據更充分。
7、現代採購模式實現生產企業為庫存而採購到為訂單而採購。在電子商務模式下，採購活動是以訂單驅動方式進行的。製造訂單的產生是在使用者需求訂單的驅動下產生的。然後，製造訂單驅動採購訂單，採購訂單再驅動供應商。這種準時化的訂單驅動模式可以準時響應使用者的需求，從而降低了庫存成本，提高了物流的速度和庫存週轉率。
8、現代採購模式實現採購管理向外部資源管理轉變。由於與供需雙方建立起了一種長期的、互利的合作關係，因此採購方可以及時把質量、服務、交易期的資訊傳送給供方，使供方嚴格按要求提供產品與服務。根據生產需求協調供應商的計劃，實現準時化採購。
注意事項
說到現代採購模式不得不提到電子商務採購。通過先進的電子採購管理系統，為採購提供了一個全天候超時空的採購環境，即365×24的採購環境。降低了採購費用，簡化了採購過程，大大降低企業庫存，使採購交易雙方形成戰略伙伴關係。電子商務採購可以講是企業的戰略管理創新，充滿著無限的活力。