我們在面對大型會議籌辦時的經驗不足。對大型專案方案的日常積累、儲備不足，在以後的工作中應當加強情報資料蒐集。 我們在面對大型會議籌辦時的經驗不足。對大型專案方案的日常積累、儲備不足，在以後的工作中應當加強情報資料蒐集。
方法/步驟
1.日程方案。日程方案制定初期延續了以往春秋接待會議的方案原則，創新點不足，在同各位領導深入溝通多次後，才敲定了最終方案。這在一定程度上放映了我們在面對大型會議籌辦時的經驗不足。對大型專案方案的日常積累、儲備不足，在以後的工作中應當加強情報資料蒐集。
2.細節問題。從 本次會議日程進行中來看，需要對參會人員進行明確分工，對每一項會議環節進行分解，甚至要具體到頒獎的先後次序等等。大會現場分工排程表的製作是非常必要 的，只有這樣才能對每一個細節進行詳細推敲、演練，即使遇到突發情況也可隨機應變，保障會議順利進行。這些工作中我們做的還不夠，比如人員分工、環節配 合、時間問題、突發情況預案等等，具體之處比如參觀時商務員的大衣放置問題沒有考慮到，會場第二天、第三天的用水緊張需要臨時去買，攝影、攝像人員需要有 專人跟蹤並檢查拍攝效果，演職人員的時間意識必須不斷強調等，總之有待加強的地方還有很多。
3.突發情況。在10月份出現***團簽有突發情況時，我部在啟動緊急預案方面考慮不周，雖然最終有驚無險，但對以後組織會議來說都是值得借鑑的，緊急預案方面需要考慮周詳，需要全力保障主體方案的落實，對主要問題要分清辨明。
4.籌備時間。最終日程方案確定是在9月末，雖然主體環節、主持詞、主要物料已經確定，但翻譯工作、設計工作時間較為緊張，在部門全體 人員加班、加點趕工後方如期完成。在製作物料階段在製作方、物流運輸等方面出現了一些問題，有些物料直到會議前4天方才完成。如果在這方案出現一些小意 外，很可能會影響主要環節的效果。所以，我部門應該在平時就加強會議文案資料庫、物料設計庫、禮品資料庫的建設，不斷蒐集資料，提前預演方案。這樣方可提 高工作效率，有備無患。
5.專案談判。由於在大型活動籌備方案的經驗不足，在節目、攝製、會場搭建方案 沒有經驗積累，在與合作方議價方面缺乏針對性，在整體預算方面沒有具體的衡量標準，這樣可能會在一定程度上造成公司利益的損害。所以在這方面我們應該有所 警醒，加強對各合作方的控制，對預算情況要有明確的預估，對涉及公司利益的任何問題都不能掉以輕心。比如，在會議搭建中我們才知道一臺導播臺是滿足不了當 天的會場需求，進而超出了之前的預算。在以後的會議組織中，應當進行行業內的調研、比對，核算出合理的運作成本。
6.會場搭建。本 次大會是公司成立以來投入資金、人員、精力最多的一場會議，在會場搭建中我們首次使用了LED、導播臺、同步傳輸裝置、燈光、組合音響等。在會場搭建中我 們感受到自己對於這方面瞭解的不足，需要加強學習。比如在LED的搭建中要注意螢幕、畫面清晰程度，音響方面要注意搭建的位置、音量的控制，同步傳輸中需 要有專業人員提醒進行會場的同步傳輸，不同的燈光在何時運用效果最好等等。會場中的任何一個裝置都關係著整個會議的進行效果，要讓操作人員明確瞭解會議議 程，裝置除錯完成後需要演練，只有這樣才能確保無差錯。
7.環節控制。對於環節進行時間預估不足，整體 時間時間提前了近2個小時，現場進行環節變動，雖然沒有出現差錯，但導致宴會進行時間較緊，大家沒有盡興。白天場進行順利，但宴會場秩序較為混亂，宴會開 場時有很多人找不到座位，需要調解安排；宴會中有許多商務員想表演節目，要求現場拷貝音樂，這些情況都在我們預估之外，影響了籌備人員及主持人安排，如果 提前有溝通在我們計劃之內應該可以滿足大部分人的需求。第二天及第三天都出現了商務員延遲到場的情況，而且大家坐的比較分散，影響了會場的拍攝效果。所 以，我們在時間控制、環節控制、人員組織方面還有許多工作要做。
8.收尾工作。大會進行後的收尾工作分 工不明確，物料有丟失的情況，比如宴會主桌上的座位牌忘了收拾，新品釋出會現場產品展示桌物品有丟失，本夾有丟失的情況等。其次，會後新聞稿上傳進度有所 延遲。慶典會議的結束並不是以會議結束為準，在後期的各種宣傳工作仍然需要加緊進度，絲毫不能鬆懈。這些後續工作需要跟蹤到位，不斷強調。
