現在辦公室辦公越來越以來電子文件的處理，每當電腦資料太多時，查詢檔案很不便捷，那麼職場菜鳥該如何提高電腦檔案管理水平呢？
工具/原料
不需要專業的技巧
只需要你每日的稍微注意
方法/步驟
工欲善其事，必先利其器。整理文件、檔案，我們怎麼分類呢？
好好花時間將電腦裡的檔案真正管理起來，能夠為日後省下更多的時間。但這並不是一件輕鬆的事，因為他們習慣了隨手存放檔案和辛苦、茫無頭緒地查詢檔案。
一、發揮我的文件的作用 有很多理由讓我們好好地利用“我的文件”，它能方便地在桌面上、開始選單、資源管理器、儲存/開啟視窗中找到，有利於我們方便而快捷地開啟、儲存檔案。我們可以利用“我的文件”中已有的目錄，也可以建立自己的目錄，將經常需要訪問的檔案儲存在這裡。至於“我的文件”儲存在C盤，在重灌系統時可能會誤刪除的問題，可以在非系統盤建立一個目錄，然後右擊桌面上的“我的文件”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文件屬性”視窗中，單擊目標資料夾下的“移動”按鈕，然後在新的視窗中指定我們剛建立的資料夾。重灌系統後再次執行以上操作，再重新指向此資料夾即可，即安全又便捷。
二、建立最適合自己的資料夾結構 資料夾是檔案管理系統的骨架，對檔案管理來說至關重要。建立適合自己的資料夾結構，需要首先對自己接觸到的各種資訊、工作和生活內容進行歸納分析。 同類的檔名字可用相同字母字首的檔案來命名，同類的檔案最好儲存在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文件用doc等等，簡潔易懂，一目瞭然，而且方便用一個軟體開啟。這樣，當我們想要找到一個檔案時，能立刻想到它可能儲存的地方。
三、控制資料夾與檔案的數目 資料夾裡的數目不應當過多，一個資料夾裡面有50個以內的檔案數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個檔案，瀏覽和開啟的速度就會變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些檔案，或將此資料夾分為幾個檔案或建立一些子資料夾。另一方面，如果有資料夾的檔案數目長期只有少得可憐的幾個檔案，也建議將此資料夾合併到其他資料夾中。
四、注意結構的級數 分類的細化必然帶來結構級別的增多，級數越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經常處理的資訊相結合。越常用的類別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個資料夾就應當是一級資料夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料資料夾，也應當是一級資料夾。資料夾的數目，資料夾裡檔案的數目以及資料夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結合點。
五、檔案和資料夾的命名 為檔案和資料夾取一個好名字至關重要，但什麼是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此資料夾類別和作用，能讓你自己不需要開啟就能記起檔案的大概內容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的檔案和資料夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕鬆，但一旦你體會到了規則命名方便檢視和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執行下去。檔名要力求簡短，雖然Windows已經支援長檔名了，但長檔名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。
六、注意分開要處理的與已經完成的 如果一年前的檔案還和你現在正要處理的檔案擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的檔案，備份該備份的，刪除不需要的，是一個良好的習慣
七、發揮快捷方式的便利 如果我們經常要快速訪問檔案或資料夾，那可以右擊選擇“建立快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經常停留的地方。當然，當檔案和資料夾不再需要經常訪問時，你需要及時將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。
八、現在開始與長期堅持 建立完善的結構、規範化地命名、週期性地歸檔，這就是我們要做的。這並不複雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經很有限的時間。如果你現在就開始，那請首先拿出一張紙，明瞭你的資訊類別，明確準備建立的檔案夾個數與位置，還有為重要的資料夾制訂檔案命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量資訊進行移動、更名、刪除等操作，而且要在以後操作中克服自己的陋習。也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經習慣於看到井井有條的檔案與資料夾，並享受高效管理帶來的快樂了。
祝工作愉快！