對於策劃人來說,最痛苦的事莫過於方案得不到執行,專案“流產”,市場上不缺少所謂的“方案”,就像任何人都可以說“我懂營銷”。但能夠得到執行並適合客戶的方案卻少之又少。專案執行過程是專案管理應用領域中最為重要的環節。在這個過程中,專案經理要協調和管理專案中存在的各種技術和組織等方面的問題。“計劃來自思考,結果來自行動”再好的計劃也需要執行,再好的團隊也需要監控。在此過程需要做的事情有:
方法/步驟
執行計劃。
在完成計劃編寫之後,專案經理需要將計劃分發給每個團隊成員,然後給成員提供需要的資源,由成員開始執行計劃。此過程除非專案經理還兼職技術角色,通常需要做的事情不多,假如你在此階段非常辛苦,通常是因為計劃作的不夠好。在晚餐專案中,因為我還兼職小工,所以比較忙,這會兒已經開始淘米、下米、洗菜、切菜等活動。
團隊建設。
首先,專案經理需要懂得團隊發展的階段(形成、震盪、規範、成熟),其次專案經理必須熟悉各種領導(指導、教練、支援、授權)、管理風格(民主、獨裁、自由、官僚),並在合適的時機採用合適的風格。此外,專案進行中,難免出現困難、挫折和打擊,團隊成員的士氣會低落,嚴重影響專案績效。此刻,專案經理需要採用各種手段激勵團隊,讓團隊充滿幹勁。
激勵的關鍵有幾點:
第一,要想激勵別人先激勵自己;
第二,必須懂得人們做事的動機;
第三,要根據團隊成員的特定採用恰當的激勵手段;
第四,在恰當的時機來激勵。
在晚餐專案中,因為我們就兩個人,彼此非常熟悉,所以團隊震盪期非常短,形成後迅速到達規範期。啟動專案時我採用了自由式的風格,大家各抒己見,來討論各種可能性;我做計劃的時候採用了民主式的風格,因為我愛人屬於做飯方面的專家,民主式可以廣泛徵求團隊成員的建議;在執行中,我採用了獨裁式,嚴格要求我們執行既定的計劃;在接近工作完成,我採用了官僚式的風格,對晚餐執行中的問題、經驗、進行了記錄和總結。關於激勵,是每時每刻必做的事情,我愛人不斷讚美我洗菜的專注、切菜技術的進步;我也時刻保持謙虛謹慎,用求知的眼神向她請教、用崇拜的目光欣賞她的成果。總而言之,我們保持了優良的團隊作風,大家充滿激情的、充滿快樂的完成專案的工作。
管理團隊。
再熟悉的成員,也會有摩擦,再好的團隊,也會有衝突。專案經理必須瞭解衝突常見原因,熟悉衝突常用解決策略(問題解決、強制、撤退、妥協、調和、合作)和使用時機,能夠迅速的解決團隊中出現的衝突,並且注意及時、私下、合作這些基本原則。及時就是越早越好,因為衝突開始的時候大家不會情緒化;私下就是不要在正式場合,給對方面子,不讓對方下不來臺;合作就是本著解決問題共同進步的態度,不是要追究誰的責任、證明誰是對的、誰是錯的。
在完成專案執行期間,我和我愛人發生了二個衝突,分別採用了不同的措施進行解決:第一個,在做花生黃瓜時,我想用刀切,而不是拍黃瓜。我愛人指出來必須拍,我問為什麼,她解釋拍出來的味道鮮美,用刀切味道會受菜刀的影響。因為她是專家我聽她的,問題得到解決;第二個,在洗菜過程中,我突然想起來需要寫點東西,於是擦手計劃去電腦旁邊,我愛人根據計劃指出來,我洗菜必須按時按質量完成。我不服還想去寫東西,我愛人採用了強制的手段:如果我去寫東西,這段飯就不做了。我採用了撤退的策略,放棄寫東西的念頭,乖乖繼續洗菜。
注意事項
再好的計劃也需要執行,再好的團隊也需要監控。對企業而言,引入一套科學的專案管理系統是最為簡單高效的辦法,可以參考下8Manage。企業領導可以隨時瞭解專案進度,有問題及時解決。這樣才能成為優秀的專案管理者。