企業差旅費管理

　　企業差旅費是企業的一項重要支出，已經高居企業日常開支第二位。小編為大家整理的，希望你們喜歡。

　　篇一

　　現代初探

　　隨著現代企業規模的不斷擴大，差旅出行越來越頻繁，方式也更具多樣性。價值管理是現代企業持續發展的必由之路，對於一個企業來說，是否具備完備的成本管控和資源運用能力，是推進精細運營、業務革新、價值管理的基礎。差旅費用的管理，也必定要走上精細化管理的道路。

　　一、精細預算編制實現差旅費的事前管理

　　預算管理，在現代企業資源規劃中起到了非常重要的作用，要做好差旅費管理，事前預算是必需的。

　　***一***預算模型設計

　　預算模型設計的依據是企業制度的差旅費辦法，由於差旅地、出行方式、出行目的等的不同，企業差旅費辦法一般規定都較為細緻，因此預算模型的設計也必須精細化、多元化，才能確保預算結果的準確性。

　　為了便於舉例，做如下假設：某企業制度的差旅費辦法，根據差旅地、出行目的不同給予不同金額的出差補貼，假設差旅地分為省外特殊地區、省外省會城市、市州城市三種情況，出行目的分為普通公務、培訓兩種情況;根據出行方式的不同交通費用不同，假設交通方式分為飛機、火車、汽車。以此為基礎，可先設計如下模型***表一***：

　　在設定好上述基礎模型後，可編制需各單位填報的具體模型：

　　表二 ××××年差旅費預算申報表

　　申報單位：

　　單位負責人： 填表人： 填報時間：

　　各單位根據下一年的工作計劃填列***1***-***9***項，模型可根據設定的公式自動計算預算結果。

　　預算填報要求：

　　1.常規差旅專案，參考歷史資料填報。

　　2.新增專案，根據實際工作規劃填報，並進行詳細說明。

　　***二***預算填報稽核

　　各單位上報預算後，企業預算管理機構應對其進行稽核。稽核的重點應關注如下幾方面：

　　1.與往年曆史資料比對出差事由，區分常規事項及新增事項。

　　2.常規事項可參照歷史資料稽核。

　　3.新增事項，需根據說明逐項瞭解具體事由，以稽核***2***-***9***項的填列是否科學。

　　企業預算管理機構稽核的過程中，可採取二上一下制對存在問題的填報項，要求填報單位修正後重新上報。

　　***三***預算決策

　　企業預算管理機構稽核各單位上報的預算計劃後，編制全公司彙總材料，應包括預算模型設計思路、各單位填報情況、稽核過程等內容，向公司預算管理委員會進行彙報，由預算管理委員會進行決策。

　　***四***預算下達

　　根據決策結果，可對各單位下達全年預算。

　　二、結合商務卡的推廣對差旅費進行事中管理

　　商務卡是一種專門的信用卡，一般具有一定的信用週期，且個人承債的商務信用卡由個人承擔刷卡消費的結算清償義務。商務信用卡是一種新型財務管理工具和手段，它不僅攜帶方便，使用便捷，而且它透明度非常高，這是要推廣商務信用卡的一個非常重要的原因，就是所有的支付行為都有據可查、有跡可循。這樣避免我們公務消費當中亂花錢。而且使用商務信用卡後，企業人員出差，就可以不再預借現金，只要回來之後憑發票和刷卡的憑證就可以報銷，再把錢支付到商務卡進行還款，這樣的話也省去了很多麻煩。

　　要實現商務信用卡對差旅費進行事中管理，需注意以下事項：

　　第一，選擇本單位商務信用卡髮卡行，簽訂商務卡服務協議。

　　第二，制定專門的商務卡管理辦法，規範商務信用卡的管理。

　　第三，專人對商務信用卡資訊統一管理，負責根據工作需要和徵集使用者需求，組織商務信用卡的統一辦理、登出等。

　　第四，規範商務信用卡的用途、範圍、額度、審批、保管、登出、遺失的處理、密碼的保管、還款及利息的承擔等。

　　第五，規範差旅費用報銷的期限，提供相關發票及刷卡憑證作為報銷的依據，比對預算資訊並進行臺賬登記，有條件的企業可建立相關係統進行相互取數驗證方可進行報銷。

　　三、嚴格考核預算完成率，完成事後監督

　　要實現企業差旅費用的有效管理，除了事前的精細預算，事中的嚴格管理，事後的考核是有效的激勵方法。預算考核可以明確企業的戰略導向，強化激勵機制，改善業績評價，提升管理水平。

　　***一***預算考核

　　1.比率法：按整個差旅費用合計數計算各單位全年預算完成率，偏差值在±5%的內不進行考核，超出5%的，按梯度制訂考核標準，在各單位全年績效中進行體現。

　　2.專案法：按各單位每趟差旅任務分項，按專案計算全年預算完成率，偏差值在±5%的內不進行考核，超出5%的，按梯度制訂考核標準，在各單位全年績效中進行體現。

　　3.動態法：可根據管理的需要將預算目標分解到季度，按季度考核，並適時地根據預算執行單位的實際績效進行獎懲，有助於預算管理工作的改進和預算目標的實現。

　　***二***預算調整

　　當企業內外部環境或者企業的經營策略發生重大變化，致使預算的編制基礎不成立，或者將導致企業的預算執行結果產生重要偏差，原有的預算已不在適宜，應進行預算調整。

　　差旅費預算與其他企業的預算一樣，年初組織進行編制並下達。但對於現代企業來說，可能會遇到很多不可預測的差旅費變動因素，例如：各區域市場環境的變化，採購事項的變化等。因此，應及時組織對預算專案的調整。實際工作中可根據考核週期，組織調整。差旅費預算的調整，需按差旅專案，分析原因，提出申請。企業預算管理機構向預算管理委員會上報，批准後進行及時調整，並調整考核指標。

　　***三***考核結果兌現

　　差旅費用在企業預算管理的大體系中只是微不足道的小專案，但如果考核的結果不能兌現，則將嚴重影響差旅管理的提升。

　　1.釋出考核報告。對各單位的差旅費預算執行、調整、監控進行評價，肯定成績、指出問題、找出原因。

　　2.根據既定的業績考核指標，按照考核結果，提供獎懲依據，提交企業人力資源部門，在各單位的績效中進行獎懲。

　　參考文獻

　　[1]企業內部控制應用指引第15號全面預算.

　　[2]財政部.中國人民銀行關於印發《中央預算單位公務卡管理暫行辦法》的通知***財庫【2007】63號***.

　　作者簡介：袁曉雁，女，漢族，雲南石屏人，畢業於重慶郵電學院，任職於中國行動通訊集團雲南有限公司財務部，研究方向：成本預算、成本核算。

　　篇二

　　加強方法芻議

　　【摘　要】 企業差旅費是企業的一項重要支出，已經高居企業日常開支第二位。多數企業採用的實報實銷制和費用包乾制在實際運用過程中均存在一些不足。如何加強差旅費管理，控制支出，提高效率，已成為提高企業管理水平的一個重要課題。作者根據多年財務管理工作經驗，提出兩種加強的方案：一是從內部著手，改變管理方式;二是引入專業差旅管理公司，達到資金使用效率的最大化和員工工作效率的最大化。

　　【關鍵詞】 實報實銷; 費用包乾; 差旅管理

　　企業差旅費是指企業職工因公出差而產生的交通費、住宿費和差旅費補貼等費用。差旅費是企業一項重要的經常性支出專案，美國運通公司在其公佈的一份調查報告中指出：差旅費用已經高居企業日常開支第二位，佔到企業運營成本的35%，僅次於人工成本。以焦煤銷售公司為例：2010年可控銷售費用支出4 127萬元，其中差旅費支出1 45***3萬元，佔35.29%;2011年可控銷售費用支出 5 410.06萬元，其中差旅費支出 1 119.97萬元，佔20.7%。因此，如何管好用好差旅費，既要降低差旅成本又能提高工作效率就成了擺在公司管理人員和財務人員面前的一個重要課題。

　　一、現行差旅費管理辦法的不足

　　現在通行的差旅費管理辦法通常有兩類，一為實報實銷制;二為費用包乾制。簡單講，兩者在實際操作過程中，都有著明顯的 不足。

　　實報實銷制，以實際發生費用入賬。在實報實銷管理方式下，一是差旅費標準不一、員工出差選擇往往會就高不就低，費用總額不易控制。尤其在商品經濟高速發展的今天，交通方式與住宿條件的選擇多種多樣，費用支出參差不齊。僅以太原至北京的列車為例，即有特快、普快、動車、直達及快車可選擇;乘座標準有硬臥、軟臥、高階軟臥、硬座、軟座之分;票價高者359元、373元，低者70元、73元。二是給部分人提供了虛開發票、多開發票作假套現的機會。

　　費用包乾制，即給定一個費用標準，總額包乾、超支不補、節餘歸己。費用包乾管理方式下，差旅費標準單一，無法體現地域差異和物價變動的影響。還是以焦煤銷售公司為例，至今實行的仍為2004年集團公司制定的差旅費補助標準：普通銷售人員住宿補助100元，伙食補助21元，市內交通補助5元。無論在上海、北京還是在省內鄉鎮，8年來都一個標準，與現實實際情況相差甚遠。費用包乾制對常規業務測算效果較好，對未知的突發事件則無法測算，這樣導致年初包乾預算測算額度與實際情況會有很大的偏差。費用包乾額測算高了，容易形成公司小金庫和員工個人灰色收入;測算低了，又無法保證正常開展工作。總額包乾，差旅費使用部門為了來年的計劃著想，往往會花光吃盡，不留餘地;超支不補，會導致為了控制支出而減少正常業務支出;節餘歸己，有些人會產生把費用當成收入一部分的錯誤想法和做法：比如為多得補助拖延晚歸，找票套利;為節省住宿費支出一人可完成的工作多人同行等，影響工作效率。

　　二、加強的設想

　　針對以上兩種方法的不足，特提出以下兩種方案設想：

　　***一***從企業內部著手，改變方式，加強管理

　　將企業內部營銷業務部門與非營銷業務部門即營銷管理與服務部門分開，採用不同的差旅費管理方法，區別對待。

　　1.針對奮戰在銷售一線，直接面對使用者的營銷業務部門，建議採取動態任務包乾的方式，確定包乾總額，並在包乾總額額度內，實報實銷。

　　採取動態任務包乾，放棄過去的靜態總額包乾，具體講就是費用指標與經營任務、績效考核、使用者情況三者掛鉤。年初將年度經營計劃、完成目標及績效獎罰分解到戶，結合上年實際情況，按完成難易程度將使用者交叉捆綁成若干分項任務。以營銷部門內自願組成的銷售小組，或銷售人員個人為單位參與競標，以費用報價低、目標任務優者為勝。中標者的差旅費費用報價即為該組或該人年度差旅費包乾總額指標，在包乾總額範圍內實報實銷。

　　這種方法的優點有：

　　一是費用指標與績效指標掛鉤，有利於充分激發職工的工作主動性和積極性，變被動等任務為主動搶任務。費用指標與績效指標掛鉤的同時，充分考慮使用者情況，避免以往單純只看結果，不考慮過程的弊端。比如同樣是鋼鐵廠，寶鋼和鞍鋼由於歷史和政策的原因，回款難易情況、回款質量情況就有很大的不同，拋開企業具體實際只看指標完成情況定績效，也是一種不公平。這樣三者結合，在績效考核方面更加公平、公正，將因客戶本身質量原因對績效考核結果的影響降到很低的水平。大家起點儘量保持一致，“不輸在起跑線上”。

　　二是按任務完成難易程度將使用者資源捆綁打包，一方面避免了好使用者眾人哄搶，差使用者無人問津的局面;另一方面避免了指標完成越容易越好，差旅費指標越高;指標完成越困難，越需多跑才能解決的，差旅費指標反而越低的現象。

　　三是各中標單位都是相對費用報價低、任務目標高的優勝者。為了中標，競標者肯定會在能完成任務的前提下把費用支出自覺控制到一個很低的水平。這樣通過任務競標，有利於實現差旅費的資金效率最大化，最大程度地減少浪費;有利於實現營銷人員的工作效率最大化，最大程度地挖掘潛力。真正做到既節約又高效。

　　通過此方法，能有效杜絕人浮於事、混吃混喝的情況，使真正有能力的營銷人員脫穎而出，得到實惠，使企業在降低費用的同時得到實效。

　　2.針對非營銷部門即營銷管理與營銷服務部門，建議採取規定上限，憑據報銷、過程控制的辦法。

　　取消單一差旅費補助標準，只規定差旅費補助上限，有利於員工根據個人和出差所在地情況自主選擇交通工具和住宿條件，而且包容性強，能有效解決單一指標無法應對的因社會發展水平差異造成的不同地區的物價差異問題。同時，規定上限，從總額上對差旅費支出加以控制，關鍵還要加強過程控制，建立健全出差審批管理制度，嚴格控制出差人數和天數。

　　***二***引進專業差旅管理公司

　　企業在差旅費管理方面，除了加強自身能力，改進方法外，筆者認為還有一個切實可行、簡單高效的方法：引進專業的差旅管理 公司。

　　專業差旅管理，指企業對差旅活動進行全程監控，將自己的差旅費用和管理全部外包給專業的管理公司，免去自己訂酒店，報銷、提款、買票所增加的管理成本，同時壓縮差旅費用從而實現差旅成本節省和控制的目的。

　　通過專業的差旅公司對差旅費進行管理有以下幾個優點：

　　一是差旅公司社會資源充沛，服務功能強大。以攜程公司為例，現在為國內最大的酒店預訂平臺，會員酒店超過39 000家;通過攜程預訂機票每月200萬張。而且還提供國內60多個城市市內免費送票，24小時全天候服務和更大的折扣。

　　二是實施差旅管理能優化企業的內部管理。差旅公司能根據企業的要求量身訂做適合本企業的個性化差旅費管理模式，通過差旅公司管理，可以詳細紀錄員工每次差旅資訊，事後還能提供豐富翔實的差旅費用整合報告，整個差旅費情況一目瞭然，使企業的管理更簡單、更有效。

　　三是通過差旅公司，能很好地協助企業進行差旅費管理。員工只需事先提供出差時間和目的地，差旅公司會按照公司的要求選擇適合的酒店和交通工具，事後由差旅公司進行結算，財務部報賬報銷。員工基本上不用接觸現金，在很大程度上能夠避免虛開發票、增開發票等問題的發生。

　　通過差旅公司，可以大大降低企業管理人員和財務人員的工作強度。隨著差旅管理意識的加強，現在越來越多的企業開始委託專業差旅公司提供相關服務。例如中國目前最大的差旅管理公司攜程已為包括可口可樂、松下、寶鋼、三一重工、神州數碼、中國平安等在內的數百家跨國公司和大型企業提供商旅管理服務。2011年《財富》“最受讚賞中國公司”大陸前10名企業，有8家已使用差旅管理服務。

　　需要提醒的是，無論企業用哪種方法來管理差旅費，其目的並不是說要壓縮差旅費費用，要減少差旅業務支出，而是要堵塞漏洞、公平合理、提升費用使用效率，以最小的差旅成本達到最大的企業 收益。