採購內部控制流程

　　採購內部的控住流程是什麼，關於內部控住有哪些值得關注的資訊。小編給大家整理了關於，希望你們喜歡!

　　一、採購業務的定義

　　定義：採購業務主要是由商品***泛指廣義的商品，包括所有的外購輔助材料、零配件、半成品、成品等商品***、原材料、和固定資產三個部分的採購供應組成。它一般包括以下三個環節：

　　簽訂購貨合同;

　　驗收原材料或商品入庫;

　　結算支付貨款。

　　二、採購業務內部控制的基本要求

　　採購工作中計劃、訂貨、驗收、結算等各個環節必須分工負責。對重大的物資或裝置採購事項要進行特別授權。

　　採購人員除經過特別授權外不得擅自改變採購內容，只能按批准的品種、規格、數量進行採購。

　　除零星採購外，採購業務均需簽訂採購合同，採購合同必須報財務部一份。 採購支付貨款必須經過認真審查、核對合同後，方可付款結算。除小額採購外，採購貨款必須通過銀行轉賬結算。

　　採購的物資必須經過驗收方可入庫。採購過程中的損耗必須查明原因，經過相關領導稽核批准後方可處理。

　　採購部應付供應商的貨款明細必須定期與財務部核對並保持金額一致。

　　三、採購業務內部控制流程

　　採購前先填寫“物資採購計劃單”，辦理申請手續。公司各部門所需要的材料、商品和其他物質，或者倉庫認為某種貨物的儲備量已達到最低儲備限額而需要補充時，應當通過填寫“採購計劃單”的方式，申請購貨。“申購單”由負責這類支出預算的主管人員簽字後，送交採購部門負責人審批，並授權採購人員辦理購貨手續。採用這種方式，能使每一次採購業務都有相應的依據，這對於提高採購的計劃性，節約使用資金，分清各有關部門和個人的責任都有較好的作用。

　　“採購計劃單”一般採用一式兩份的方式，詳細註明：申購部門、申購物資名稱、規格、數量、到貨日期及用途等內容，一併交採購部。採購部據此辦理訂貨手續後，其中一份退回申購部門或人員，以示答覆。

　　採購時要簽訂“採購訂貨單”，規範採購業務。公司除零星物品的採購可隨時辦理外，大量採購業務應儘可能簽訂採購合同並採用訂貨單制度，以保證採購業務規範化。“採購訂貨單”是採購部 進行採購業務的一種業務執行憑證，也是購銷雙方應當共同遵守的一種契約，它不僅使採購業務在開始時就置於計劃控制之下，而且便於在任何時候、任何環節下對整個採購業務進行查詢。

　　“採購訂貨單”可根據實際情況，採用數張複寫的方式，其中一張送交銷貨單位，請求發貨;一張交倉管部門，作為核收物品時與到貨票據核對的依據，即驗收貨物的依據;一張由採購部作為存根歸檔儲存，以便對所有的訂貨與到貨情況進行查對、分析。

　　採購物資到達時應填寫“入庫單”，嚴格驗收之後方可入庫。採購部門購回的各種原材料，都應及時送交倉庫驗收。驗收人員應對照銷貨單位的發貨票和購貨訂單等，對每一種貨物的名稱、規格、數量、質量等嚴格查驗，在保證貨、單相符的基礎上填寫“入庫單”。

　　“入庫單”是證明原材料或商品已經驗收入庫的會計憑證。“入庫單”有倉庫驗收人員填制，取得采購人員的簽字後，一張留存，登記倉庫臺帳或明細賬;一張退給採購部門進行業務核算;一張送交財務部。嚴格的驗收制度，有利於考核採購人員的工作質量，劃清採購部人員與倉管人員之間的經濟責任，確保物資入庫的準確、安全。

　　規範審查制度、嚴格審查採購業務的各種憑證。財務部門在正式記錄採購業務、支付貨款之前，應對各有關部門送來的各種原始憑證，包括髮貨票、運費收據、入庫單以及訂貨單等進行認真的審查、核對。審查的內容包括每一張憑證的購貨數量、金額計算是否準確，各關聯憑證之間是否內容一致、時間統一、責任明確、手續清楚等。如果稽核中發現問題，應及時查明原因，分清責任，併合理解決，如有需要可以請公司領匯出面協調解決。會計人員在此基礎之上編制付款憑證，由出納支付貨款，使財務核算與採購兩種業務的內部控制統一起來。

　　公司K3系統正式執行後，採購業務將啟用計算機管理，所有的採購業務流程都可以通過電腦進行，採購計劃的填報、審批、下達、打單及相關查詢等功能將會極大的方便採購管理。

　　K3系統執行熟練後，系統的採購模組、倉存模組與財務存貨核算模組可以相互支援，共享資料，在確保原始料單填制和錄入準確的前提下，財務的存貨核算及成本核算將會十分便捷、準確，從而為公司領導及時提供更加準確的財務資訊。

　　公司各相關部門要嚴格執行以上採購業務內部控制要求及流程，公司財務部和綜合管理部對採購內部控制要求及流程的執行情況進行監督和考核。

　　企業採購內部控制措施

　　***一***組織規劃控制。1.不相容職務的分離。應當加以分離的職務通常有：授權進行某項經濟業務的職務要分離;執行某項經濟業務的職務與稽核該項業務的職務要分離;執行某項經濟業務的職務與記錄該項業務的職務要分離;保管某項財產的職務與記錄該項財產的職務要分離等等。2.組織機構的相互控制。一個單位組織機構的設定和職責分工應體現相互控制的要求。具體要求是：各組織機構的職責許可權必須得到授權，並保證在授權範圍內的職權不受外界干預;每類經濟業務在執行中必須經過不同的部門並保證在有關部門進行相互檢查;在對每項經濟業務的檢查中，檢查者不應從屬於被檢查者，以保證被檢查出的問題得以迅速解決。

　　***二***授權批准控制。授權批准控制指對單位內部部門或職員處理經濟業務的許可權控制。單位內部某個部門或某個職員在處理經濟業務時，必須經過授權批准才能進行，否則就無權審批。首先，要明確一般授權與特定授權的界限和責任;其次，要明確每類經濟業務的授權批准程式;再次，要建立必要的檢查制度，以保證經授權後所處理的經濟業務的工作質量。

　　***三***預算控制。預算控制是內部控制的一個重要方面，包括籌資、融資、採購、生產、銷售、投資、管理等經營活動的全過程。對單位各項經濟業務編制詳細的預算和計劃，並通過授權，由有關部門對預算或計劃的執行情況進行控制，其基本要求是：第一，所編制預算必須體現單位的經營管理目標，並明確責任;第二，預算在執行中，應當允許經過授權批准對預算進行調整，以便預算更加切合實際;第三，應當及時或定期反饋預算的執行情況。

　　***四***實物資產控制。第一，限制接近，以嚴格控制對實物資產及與實物資產有關的檔案的接觸，如現金、銀行存款、有價證券和存貨等，除出納人員和倉庫保管人員外，其他人員則限制接觸，以保證資產的安全。第二，定期進行實物資產清查，保證實物資產實有數量與賬面記載相符，如賬實不符，應查明原因，及時處理。除上述外，實物資產控制從廣義上說，還包括對實物資產的採購、保管、發貨及銷售全過程進行控制。

　　***五***成本控制。現代成本控制可分為“粗放型”和“集約型”兩種。粗放型成本控制，是指在生產技術、產品工藝不變的情況下，單純依靠減少耗用材料，合理下料來降低成本的控制法;集約型成本控制，是指依靠提高技術水平來改善生產技術、產品工藝，從而降低成本的控制法。這兩種方法結合起來，就是現代成本控制。

　　***六***審計控制。審計控制主要是內部審計，內部審計是對會計的控制和再監督。對會計資料進行內部審計，既是內部控制的一個組成部分，又是內部控制的一種特殊形式。內部審計是在一個組織內部對各種經營活動與控制系統的獨立評價，以確定既定政策的程式是否貫徹，建立的標準是否遵循資源的利用、是否合理有效、以及單位的目標是否達到。內部審計的內容十分廣泛，一般包括內部財務審計和內部經營管理審計。內部審計對會計資料的監督、審查，不僅是內部控制的有效手段，也是保證會計資料真實、完整的重要措施。