“詢價(Request for Quotation)”是採購人員在作業流程上的一個必要階段。在接到請購單、瞭解目前庫存狀況及採購預算後，通常最直接的反映就是馬上聯絡供應商。如果這是常態性的採購，需求的形態又是屬於標準零件，對於供應商來說比較不會有問題。但是在新產品開發時，對於那些不屬於標準品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來方便其報價作業。為了避免日後造成採購與供應商各說各話，以及在品質認知上的差異，對於詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。
步驟/方法
詢價項目的“品名”與“料號”
首先，詢價項目的品名以及料號是在詢價單上所應比備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的品名以及其所代表的料號，這也是買賣雙方在日後進行後續追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的料號。品名的書寫應儘量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。
詢價項目的“數量”
通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為採購量的多寡會影響到價格的計算。數量資訊的提供通常包括有年需求量、季需求量甚至月需求量；不同等級的需求數量，如數量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約訂購數量；或產品生命週期的總需求量。除了讓供應商瞭解需求量及採購的形態外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。
在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或採購量予以膨脹。此時，雖然採購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行採購後，無法達到報價的預期數量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時採購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的。
詢價項目的“規格書”
規格書是一個描述採購產品品質的工具，應包括最新版本的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用於估價也應一併在詢價時註明。如為國際採購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。
詢價項目的“品質”要求
表達詢價項目品質規範要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。採購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。
A.品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產品對採購而言是最輕鬆容易的，不僅能節省採購時間、降低採購花費，也同時能降低品質檢驗的手續，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比較高，購買數量不多時使用品牌方式採購反而比較有利。
B.或同級品(Or Equal)：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時註明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
C.商業標準(Commercial Standard)：商業標準對於產品的尺寸、材料、化學成分、製造工法等等，都有一個共通的完整描述。對於一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業標準可以免除對品質上的誤解。
D.材料與製造方法規格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當對材料或製造方法有特定的要求時，必須註明其適用的標準。如果要求註明為DIN歐規時，其相對應的CNS或JIS規格也最好能予以註明。
E.性能或功能規格(Performance or Function Specification)：此類型規格較常用於採購高科技產品以及供應商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應商只被告知產品所需要達到的性能或功能，至於如何去製做方能達到要求的細節部分，則留給供應商來解決。
F.工程圖面(Engineering Drawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。
G.市場等級(Market Grade)：通常用於商品如木材、農產品、菸草、食品等方面的品質要求，由於市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，採購人員通常會被要求具有如何鑑定所購產品是屬於何種時常等級的能力。
H.樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商瞭解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。
I.工作說明書(Statement Of Work, SOW)：主要使用於採購服務項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發包等，一份完整的工作說明書除了應該簡單明瞭外，對於所應達到的工作品質也應儘量以量化的方式來規範其績效的評估。工作說明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發揮創造工作上的附加價值。
詢價項目的“報價基礎”要求
報價基礎通常包括報價的幣值與貿易條件，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以出廠價就是以到廠價（運費是否內含則另議）來計算。國際貿易就比較複雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎，至於是否以採購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。
國際貿易通常的貿易條件有Ex-Work（工廠交貨）、FOB（船上交貨）、FAS（船邊交貨）或CIF（運保費在內交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須祥加註明。
買方的“付款條件”
有關付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當然是認為愈早愈好。買方有義務讓賣方瞭解其公司內部的標準付款條件（在採購模具時，通常有階段性付款的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%），賣方也可在報價時提出其不同的要求，最後的付款條件則需買賣雙方經協議後所訂定。在情況處於買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務可容易地被取得，商業的經濟力量傾向於導致價格接近於採購的預估價值，買方通常能以較優的付款條件來要求賣方配合，如記帳方式（O/A），T/T60天甚至90天。但處於賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇貨到付現(Cash on Delivery, C.O.D. )或預付貨款(T/T in advance)。
另外，對於付款條件尚需要明確註明其時間計算的付款起算日，在國際貿易中通常國內供應商一般是以出貨日(Shipping Date)、發票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日(Arrival Date)甚或到廠日 (Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。
詢價項目的“交期”要求
交期的要求包括買方對採購產品需要的時間，以及賣方需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關係著採購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨( Just in Time, JIT )。
詢價項目的“包裝”要求
包裝方式在供應商估算價格時佔有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂製品外，供應商對於包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應商都會以其標準的包裝方式來進行估價。有時也不會在報價單上詳細註明其標準的包裝方式，此時採購如果不去察覺，日後再追加包裝要求，不僅時間被拖延，對於比價的作業也會造成不利的影響。此外，供應商在瞭解買方的包裝要求後，也可提供建議是否能考慮採用標準包裝，或以拼貨拼櫃的方式來降低出貨成本。
、“運送地點”與“交貨方式”
運送地點的國家、城市、地址及聯絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際採購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。
詢價項目的“售後服務”與“保證期限”要求
在採購一些機器設備如衝床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售後服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售後服務的內容等等，因其牽涉到採購總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)。
供應商的“報價到期日”
為了方便採購比價作業的時程，報價的到期日應該讓供應商有所瞭解，對於較複雜的產品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。
、“保密協定”的簽署文件
在一些新產品開發的詢價上，由於牽涉到業務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份保密協定(Non Disclosure Agreement, NDA)的文件，要求供應商在一規範的年限內不能將新產品計劃的名稱、採購數量預測、詢價的技術要求、規格、圖面等等資訊向外界透露。
、“採購人員”與“技術人員”的姓名及聯絡電話
將採購人員與技術人員的姓名及聯絡電話告訴供應商，並不是要主動暗示供應商有什麼暗盤的需要，那時因為如果採購的項目複雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯絡電話以供其諮詢，以澄清規格要求上的問題。
聯絡電話號碼以公司的電話為宜，儘量避免給予採購人員或技術人員家裡或私人的電話號碼，以防止供應商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由於科技的進步，行動電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍，採購人員在很難避免與供應商單獨聯絡的情況下，採購的品德操守也是應該時時自我警惕注意的。