對於任何企業來說，客戶是重要的戰略資源，是企業獲取持續利潤的源泉，是企業持續發展的基礎。如何滿足客戶需求，適應客戶的需求，給客戶自己選擇產品的權利，已成為企業制勝的關鍵所在。
因此，在提高客戶滿意度、忠誠度及客戶終身價值的背景下，越來越多企業成立了專職部門進行客戶關係管理。儘管也曾信誓旦旦、雄心勃勃，也曾做了客戶管理的宏偉規劃，但是經過一段時間的運作後，客戶關係管理的效果仍然不如人意。
那麼，問題到底出在哪裡呢？是CRM系統不夠先進？工作職責不夠明確？還是考核措施不夠嚴厲呢？當然不是。導致客戶管理成為忽悠客戶的致命殺手是客戶部門定位不清、基礎工作不牢、客戶需求分析缺失，提高客戶滿意的手段乏力等。
客戶部門的定位
客戶部門首先它必須是而且僅是一個客戶部門。其工作的一切出發點都應是圍繞客戶展開。然而，有不少企業卻常常把它與數據信息統計、彙總相互混雜，有的乾脆假客戶部門的名義，行統計部門之實，其實做的就是數據統計與彙總的工作。第二，客戶管理部門不是管理客戶的部門。換句話說，就是客戶管理並不等同於管理客戶。除協議中規定應盡的義務之外，客戶需要你的管理嗎？退一步而言會接受你的管理嗎？第三，客戶管理部門絕非只是一個服務部門。客戶服務除了是客戶最基礎的內容之一外。它還包括很多方面的內容，例如，戰略與目標、銷售進程、關係優化、價值創造、風險與控制等等。
客戶管理的基礎工作
客戶管理的基礎工作包括客戶基本檔案及銷售數據庫的建立。這不僅是客戶部門最為基礎的工作，而且也是進一步開展相關工作的根本。
(1)、基本檔案：主要反映客戶的基本屬性資料。基本檔案表參考如下：此表中的內容比較簡單，但都不可或缺的要素。重點客戶基礎檔案表還應包括如客戶經營歷史、客戶運營模式、產品所獲榮譽、關鍵人生日、個人愛好、主要業績、家庭背景及成員等等。
(2)、銷售數據庫：主要反映與客戶合作期間公司產品銷售信息。常見的有月銷售報表，參考如下建立客戶銷售數據庫的意義在於真實記錄客戶當月購進、銷售與庫存情況。更重要的是通過長期積累，可發現產品在該客戶的銷售趨勢及庫存變化情況，從而為產品進行營銷初步診斷，及時調整、完善銷售策略提供最為直接的依據。
客戶需求分析
客戶關係管理本身是不能喚起客戶對產品及服務的熱情，並終身追隨於你，客戶希望看到的是需求能得到持續有效的滿足，而不是掛在牆上、寫在紙上諸如“客戶導向、客戶第一”的空談與口號。
客戶關係管理核心內容是客戶需求分析。馬斯洛將人之需求分為五個層級，同樣，而客戶需求也可以分為如下這五個層級：
1、生存需求。所謂生存需求，也叫做生理需求和物質需求。這一階段的客戶只關注產品供貨及時、價格低廉、有銷路、質量有保障並能為之帶來利潤保障，是最低級別的需求。華北製藥等十家新農合定點生產企業所生產的18種定點產品，改變產品包裝、降低產品價格正是基於滿足客戶生存需求所做出的營銷策略。
2、安全需求：這一階段的客戶關注區域保護、退換貨保障、價格維護體系等。大多數縣級市場商業公司還處於這個需求階段。
3、社會需求：社會需求其實也可稱為交際需求和愛的需求。客戶關心的是所獲得產品能否為之帶來正面積極形象。如產品包裝、品質和企業品牌形象等。在這一階段，買賣關係已上升為合作關係，而不再是一種簡單原始的交易。其實，地級商業公司及部分競爭充分的縣級商業公司已達到這個階段。
4、尊重需求：這也可稱尊敬需求。已經到了比較高級的需求層次。這一階段的客戶關注產品的象徵意義，所經營的產品能否為之帶來諸如成就、名聲(企業給予的榮譽)、業界地位(雙方高層定期溝通及互訪，並建立私人關係)，並把經營某廠家的產品作為身份標誌，實力象徵。
5、自我實踐：這是最高層次需求。在這一階段，客戶會產生出一種所謂的“高峰體驗”的情感，是客戶存在的最高、最完美、最和諧的狀態。雙方是戰略合作伙伴關係，而不再是合作關係。
客戶可以分為兩種，一種是法人客戶；另一種是自然人客戶。以上分析的僅是從法人客戶需求角度出發設計的滿足方式，由於作自然人客戶的需求與法人客戶不一樣，所以滿足方式也應有所區別。
滿足客戶需求，按需求層次由低至高。較高層次的需求只有在較低層次的需求得到滿足之後才會發揮其效力，並且已經滿足的需求不能再作為激勵因素。比如當客戶需求層次已上升至尊重需求時，那麼滿足方式就不應還停留在保證供貨及時、保證退換貨等較次層次。
另外，滿足客戶需求還應與客戶分級結合起來，級別越高的客戶，滿足的需求層次應該越高。若對大客戶的需求滿足仍停留在區域保護、價格維護這樣一個較低水平的話，那麼客戶關係管理就無從談起。
客戶分級並非是將客戶分成三六九等，而是根據客戶對企業價值貢獻、結合企業的戰略目標將客戶進行分類並根據客戶級別合理配置企業資源。客戶分級的方法有很多，例如：A、B、C、D;一、二、三、四級等等。但不管是哪種方法，其分級依據都必須與企業的戰略目標相吻合，並與企業對客戶的期望相吻合。
客戶滿意度
客戶滿意是一種心理活動，是客戶的需求在被滿足後的愉悅感。它是衡量客戶滿意程度的量化指標，它能夠直接瞭解企業、產品或服務在客戶心目中的滿意度級別。只有讓客戶滿意，他們才有可能持續地使用企業的產品和服務，進而成為忠誠的客戶。
提高客戶滿意度由“認真傾聽、積極行動、集中資源、指標評估、協調處理、總結反饋”六個方面所組成的一個閉合循環。它是建立在對客戶需求分析與滿足的基礎之上所做出的一系列行為。具體流程包括以下幾點：
1、認真傾聽：經常與客戶保持溝通，讓他感到你對他的重視，感覺到你無時不刻在他身邊，而不是在只有月底時(收款)才能見到你。
2、積極行動：客戶反映的事情，無論大小都要認真負責並且立即採取行動。即使暫時分身乏術，也要告訴對方具體行動時間，絕不可置之不理。
3、集中資源：將公司資源集中對客戶有影響的事項。站在客戶的立場，解決客戶需要解決的問題。
4、指標評估：設計一套指標評估體系，用於分析客戶交易變化、交易效率、交易成本情況，從而發現交易中存在的問題。
5、協調處理：協調銷售部門、後勤、物流部門業務人員正確處理客戶關係，系統化、即時地予以協作。
6、總結反饋：定時總結期間的客戶管理工作得失，並加以完善與修正。