免費勤哲excel服務器教程：[4]利用電子郵件?

免費勤哲excel服務器教程：[4]利用電子郵件

工具/原料

勤哲excel服務器

方法/步驟

Excel服務器企業版提供了通過電子郵件通知工作流待辦事宜的功能。下面的圖示表達了Excel服務器郵件通知的過程：

1） 發件人的操作（如提交待辦事宜等）產生郵件，提交到Excel Server服務器

2） Excel Server服務器把郵件轉到一臺發送郵件服務器，為了完成這步工作，需要您在系統管理臺的“系統服務—郵件通知”中設置發送郵件服務器的配置選項。

3） 發送郵件服務器根據收件人地址把郵件發送到收件人郵箱所在的另一臺郵件服務器

4） 收件人接收郵件。

圖中的“發送郵件服務器”指的是一臺配置了郵件服務的計算機，它能夠完成郵件發送的工作。有三種可能的配置方法：

1） 用Excel Server服務器兼任發送郵件服務器，即，發送郵件服務器和Excel Server的服務器是同一臺機器，這時需要在Excel Server的服務器上配置郵件服務。

2） 選擇局域網內的另一臺機器做發送郵件服務器，需要在這臺機器上配置SMTP服務。

3） 選用互聯網上已知的郵件服務器，如263、網易郵箱、QQ郵箱、GMail等。

如果可能的收件人郵箱包括互聯網上的郵箱，如yahoo、163、google、sina等郵箱，則要求發送郵件服務器必須與互聯網連通，在這種情況下，建議採用第二種配置方式，即選用企業內的一臺計算機作發送郵件服務器，可訪問互聯網；Excel Server服務器與發送郵件服務器連通，但不要直接連通互聯網，以保證數據庫的安全。

設置郵件服務器配置選項

1） 在系統管理臺主界面左側選中“系統服務”，右側選中“郵件通知”，選擇右鍵菜單【設置】。

2） 彈出“郵件設置”窗口，輸入發送郵件服務器(SMTP)的名稱或IP地址、SMTP端口號、驗證方式等。

3） 輸入系統發件人的信息，所有通過Excel服務器產生的郵件將以此發件人賬號發出。注意，“發件人”必須是指定的發送郵件服務上的有效賬號，電子郵件地址必須是發件人賬號對應的有效地址。

4） 勾選“開啟郵件通知功能”，點擊【確定】，完成郵件的配置

設置通過電子郵件通知工作流待辦事宜

若要使工作流的待辦事宜能夠以電子郵件的方式通知到辦理人，還需要：

1） 在管理控制檯中修改用戶信息，輸入用戶的電子郵件地址。

2） 設置工作流任務的屬性，使得該任務的待辦事宜能夠以電子郵件的形式通知辦理人。

根據表單內容發送電子郵件

出了待辦事宜發送的郵件通知外，還可以在模板上定義一種特殊的回寫公式----新建郵件公式，通過回寫公式的執行，產生帶發郵件。

例如，在《出庫單》模板上，我們可以定義一條新建郵件公式，當出庫單保存的時候，向訂貨的客戶發送一封郵件，通知其貨物已發出。

查看待發/已發出的郵件

在管理控制檯中可查看本應用中發出的郵件；在系統管理臺中可查看所有應用發出的郵件。

以勤哲為例，excel服務器中涉及電子郵件的應用大概如上所述，在FineReport中有多個應用可以利用到電子郵件

1、填報

上級分發任務時可以通過電子郵件設置多種提醒方式：

提醒方式是指當任務流程流轉到某一個節點時，系統就自動通知該節點的模板操作人員，提醒方式的形式包括兩種：郵件提醒和系統消息。

點擊提醒方式後面的編輯按鈕，勾選系統消息前面的單選框，然後在收件人下拉框中會自動勾選上前面創建流程的時候，各個流程節點所涉及到的所有模板操作人員，如下圖：

2、定時調度

在定時任務完成後進行郵件提醒，設置發件人和收件人，在任務完成的時候就會將結果郵件給收件人。郵件發送需要確定發件人郵箱和收件人郵箱，可在數據決策系統的管理系統>系統管理>郵件中配置。

發件人設置

首先要設置郵件服務器（定義發送方），以gmail郵箱為例說明，輸入打開FR數據決策系統，在管理系統>系統管理>郵件中配置發件人郵箱，輸入如下：

定時發送郵件

在編輯定時任務的第三步——輸出設置時，不僅可以設置導出的格式，還能夠進行郵件設置，將導出的文件以附件方式發送給收件人，如果用戶管理中配置了用戶郵箱，可直接在下拉複選框列表中選擇收件人，如果沒有也可直接輸入收件人郵箱地址（注：多個郵件之間用分號隔開）。

附件類型中勾選excel和word，那麼定時任務執行結果會備份為excel和word，並以郵件附件的形式發送給收件人：

點擊提交，即配置成功了。